FAQ's
136-
FAQ
|
Tijdens je project
>
Declareren
Interreg (FLC) zet de declaratie naar mij terug. Wat moet ik doen?
De eerstelijnscontroleur zal nagaan of de gedeclareerde kost kan worden aanvaard. Ontbreken er zaken, is informatie onduidelijk of heeft de eerstelijnscontroleur vragen? Dan kunnen zij de declaratie rechtstreeks naar jou terugzetten, zodat deze kan worden aangepast of aangevuld. De eerstelijnscontroleur neemt in dat geval een motivatie op in de declaratie. Die kun je raadplegen via het Logboek. Het is mogelijk dat je ook aanvullingen of aanpassingen moet doen in je projectmedewerkersdossiers, aankoopdossiers of afschrijvingsdossiers. Lees de motivatie voor terugzetting grondig na! Heb je aangepast? Dien dan je declaratie opnieuw in voor validatie bij de PV.
-
FAQ
|
Tijdens je project
>
Declareren
Mijn declaratie is afgekeurd? Wat moet ik doen?
Als Interreg de declaratie afkeurt, betekent dit dat deze in principe niet in aanmerking komt om terug in te dienen, ook niet na aanvulling van stukken of toevoegen van informatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om niet-subsidiabele kosten of om opgelegde correcties in het kader van een overheidsopdracht. Lees de motivatie voor afkeuring na in het Logboek.
-
FAQ
|
Tijdens je project
>
Declareren
Mijn declaratie is uitbetaald, maar ik zie dat Interreg een correctie heeft gemaakt. Wat moet ik doen?
Het is mogelijk dat na uitbetaling van de declaratie er toch een correctie nodig is. Zowel de eerstelijnscontroleur als Interreg zelf kunnen correcties aanbrengen, maar ook de auditautoriteit kan dit doen. In de correctielijn zal motivatie opgenomen zijn over de reden van correctie. Je kunt deze raadplegen via het Logboek. Het gecorrigeerde bedrag zal in principe worden verrekend met de andere declaraties van het project bij de eerstvolgende betaalronde.
-
FAQ
|
Tijdens je project
>
Declareren
Hoe hou ik overzicht in mijn declaraties?
Je kunt op elk moment al jouw declaraties opvragen via de tab “Declaraties” en de zoekfuncties. Gebruik de vinkjes en geavanceerde zoekopties om gericht te zoeken. Klik je gewoon op de knop Zoeken zonder filters, dan krijg je al jouw declaraties te zien. Er komt op zeer korte termijn een financieel overzicht voor elk project, dit is momenteel nog in ontwikkeling.
-
FAQ
|
Start je project
>
Declareren
|
Tijdens je project
>
Declareren
Ik zit helemaal vast!
Lukt het niet om te declareren en vind je je antwoord niet terug in deze Frequently Asked Questions of de andere tools? Neem dan contact op met de helpdesk e-loket via info@grensregio.eu. We helpen je graag verder.
-
FAQ
|
Start je project
>
Aankoopplan
|
Tijdens je project
>
Aankoopplan
Wat is een aankoopplan?
Wanneer je externe kosten voorziet in je kostenplan, kun je in het e-loket een aankoopplan invullen. Je maakt er dossiers per aankoop. Heb je geen externe kosten of werk je met het 40% forfait? Dan moet je geen aankoopplan invullen.
-
FAQ
|
Start je project
>
Aankoopplan
|
Tijdens je project
>
Aankoopplan
Wanneer moet ik aankopen aanmaken en invullen?
Het aankoopplan is vanaf fase Aanvraag beschikbaar. Je geeft hierin aan welke aankopen je plant in het kader van je project, zodat het programma je zo gericht mogelijk kan adviseren. Het invullen van het aankoopplan is in deze fase (aanvraag) niet verplicht, maar wel warm aanbevolen. Geplande aankopen kan je doorlopend aanvullen in het aankoopplan, ook wanneer je project al in uitvoering is. Is je project in uitvoering en wil je kosten van een aankoop declareren waarvoor een dossier overheidsopdrachten, aanbestedingen of marktconformiteit nodig is? Dan vul je deze gegevens ook in in dit aankoopplan, door je aankoop op “uitgevoerd” te zetten of door een nieuwe aankoop aan te maken. Het e-loket biedt je automatisch het juiste formulier aan.
-
FAQ
|
Start je project
>
Aankoopplan
|
Tijdens je project
>
Aankoopplan
Moet ik voor elke voorziene kostenlijn uit mijn kostenplan een aankoop aanmaken?
Nee, je maakt een aankoopdossier aan per aankoop die je voorziet. Het gaat dan om één opdracht (eventueel inclusief vervolgopdrachten). Ook als je onderdelen van die opdracht in meerdere lijnen hebt omschreven in je kostenplan, volstaat het om één aankoopdossier per aankoop te voorzien.
-
FAQ
|
Start je project
>
Aankoopplan
|
Tijdens je project
>
Aankoopplan
Moet ik voor elke kleine kost ook een aankoop maken?
Als je (veel) kleine aankopen voorziet die onder een grotere raamovereenkomst vallen, is het nuttig om hiervoor een aankoopdossier te maken. Maak één aankoop voor het raamcontract. Je kunt alle toepasselijke declaraties in latere fase koppelen aan deze aankoop. Voor kosten die onder de grenzen van marktconformiteit vallen of via aanvaarde factuur/enkelvoudig onderhandse procedure uitgezet worden, moet je niet meteen een aankoop aanmaken. Indien de eerstelijnscontroleur later gegevens nodig heeft, zal hij of zij deze opvragen en kun je indien gevraagd nog een dossier aanmaken.
-
FAQ
|
Start je project
>
Aankoopplan
|
Tijdens je project
>
Aankoopplan
Welk advies mag ik verwachten over mijn aankoopplannen?
De Financieel Adviseur zal je aankopen in grote lijnen screenen op coherentie en samenhang met je kostenplan. Daarnaast zullen zij je op belangrijke risico’s wijzen als ze die vaststellen (vb. Risico van niet publiceren opdracht, risico van opknipping van de opdracht, etc). Houdt er rekening mee dat het Secretariaat hier niet als aankoopdienst optreedt, maar louter preventief advies verleent in het kader van risico’s. Let op: het Secretariaat verleent advies, maar kan nooit op voorhand zekerheid geven over de 100% aanvaardbaarheid van de kosten! Die controle komt aan de eerstelijnscontroleur toe, op basis van het volledig ingediende dossier.
-
FAQ
|
Start je project
>
Aankoopplan
|
Tijdens je project
>
Aankoopplan
Waar vind ik hulp voor het concreet invullen van de formulieren?
Raadpleeg de handleiding voor het e-loket, onderdeel Aankoopplan.
-
FAQ
|
Start je project
>
Aankoopplan
|
Tijdens je project
>
Aankoopplan
Kan meteen uitgevoerde aankopen aanmaken?
Ja dat is mogelijk. Het is niet nodig om eerst het formulier in te vullen voor een geplande aankoop en het dan om te zetten. Je mag meteen de status op “Uitgevoerd” zetten en de nodige velden invullen.