Innovatieteams

Zelf aan de slag: ontwikkel je eigen tool

Heb je jullie beginsituatie van aantrekkelijk werkgeverschap in beeld? Heb je bepaald met welk vraagstuk je aan de slag wilt? We laten je zien hoe je zelf aan de slag kunt om een eigen tool te maken, die geheel past bij jullie vraag en jullie situatie? Hiervoor is de methodiek ‘Innovatieteams’ ontwikkeld.

Wat is de methodiek innovatieteam?

De methodiek innovatieteams is een aanpak, ontwikkeld door onderzoekers van Fontys Educatie, die een team van onderwijsprofessionals ondersteunt om op een effectieve en efficiënte manier een tool te ontwikkelen gericht op een complex vraagstuk. Samen bepaal je de kern van het vraagstuk ontwikkel je daarvoor een tool die een boost geeft aan de innovatie die je beoogt. Je doet dit op een systematische manier: op basis van een grondige analyse van het vraagstuk en gebruik van bestaande kennis (evidence-informed werken). De methodiek is gebaseerd op design thinking, scrum en literatuur over sociaal leren. De methodiek is uitgebreid onderzocht en bijgesteld. Deelnemers leren er veel van en zijn trots op wat ze hebben ontwikkeld. De methodiek bestaat uit powerpoints die je stap-voor-stap door het proces leiden, zie hiervoor: Dossier Samen innoveren in een innovatieteam.

Kenmerken van de methodiek

De methodiek innovatieteams is:

• Laagdrempelig: iedereen kan meedoen
• Kortcyclisch: doorlooptijd is ongeveer een half jaar
• Efficiënt: 8 bijeenkomsten van twee uur, totaal 30-40 uur per persoon
• Effectief: je maakt optimaal gebruik van een goede analyse, bestaande kennis, netwerken van deelnemers en van feedback van belanghebbenden.
• Ontwikkelgericht: je werkt toe naar een prototype dat je test en verbetert, in plaats van direct een ‘eindoplossing’ te maken.

Bijeenkomsten

In elke bijeenkomst heeft een eigen doel:

Voorbereiding: teamsamenstelling en planning

Je start met de samenstelling van je team (denk aan een totaal van 4-6 mensen). Wie heeft affiniteit met je vraagstuk? Wie heeft expertise? Welke perspectieven kunnen zij inbrengen? Een divers samengesteld team, met verschillende achtergronden en perspectieven, leidt vaak tot betere resultaten en nieuwe inzichten.

Vervolgens plan je samen de bijeenkomsten in en zet die in de agenda’s. Bijvoorbeeld eens per drie weken van september tot maart op een vaste dag.

Aan de slag

Jij als kartrekker kan de handleiding en het katern, opgenomen in het Dossier Samen innoveren in een innovatieteam, vooraf doornemen. Ook is het raadzaam om steeds de powerpoint en de werkvormen vooraf te bekijken. Je kan de powerpoints aanpassen met je eigen logo en/of werkvormen als je wilt. Tijdens de bijeenkomsten is het de bedoeling dat jij als kartrekker gewoon meedoet. De powerpoints bieden voldoende structuur, er is geen aparte procesbegeleider nodig.

Tips voor de uitvoering

• Pas in bijeenkomst 4 kies je welke tool je gaat ontwikkelen. Het voelt misschien dat je al lang bezig bent en nog weinig opschiet, maar die verdieping in de eerste bijeenkomsten is nodig om een goede keuze te kunnen maken die echt de kern van je vraagstuk raakt. Aks je dat vooraf weet, kun je elkaar daarin geruststellen.
• Houd je aan de doelen per bijeenkomst. Om het tempo erin te houden is het soms nodig om een keuze te maken, al zou je er samen nog uren over kunnen discussiëren. Houd je aan de tijdsindicaties in de powerpoints.
• Maak de tool niet te groot, als het gebruik ervan te veel tijd vraagt of te complex is, is de kans op impact kleiner. Denk aan concrete en bruikbare vormen zoals een checklist, dialoogplaat, stappenplan of korte instructievideo. Kleine, toepasbare producten hebben vaak meer impact.

Hoe zorg je voor veel impact?

Als het de bedoeling is dat ook collega’s die niet in het innovatieteam zitten met de ontwikkelde tool aan de slag gaan, dan is het van belang om hen vroeg in het proces mee te nemen. Als een tool is bedacht zonder hun betrokkenheid, is de kans groot dat zij de oplossing niet zomaar overnemen, wat kan leiden tot frustratie. We hebben zeven tips opgesteld voor het bevorderen van impact van innovatieteams.

Tips voor impact

• Zorg voor voldoende urgentie

Met je tool wil je wellicht het gedrag van collega’s veranderen die niet aan het innovatieteam deelnemen. Zij zullen dat alleen doen als ze overtuigd zijn van de noodzaak. Laat zien waarom het vraagstuk zo belangrijk is. Wat gebeurt er als de organisatie er niet mee aan de slag gaat? Geef voorbeelden van problemen die nu al zichtbaar zijn of in de toekomst zullen ontstaan. Persoonlijke verhalen maken vaak indruk, maar ook cijfers kunnen overtuigend zijn: hoe groot is het probleem nu echt? Verbind het vraagstuk tevens aan de organisatiedoelen en de visie, zodat veranderen steeds meer vanzelfsprekend wordt.

• Betrek collega’s vanaf de start

Als collega’s buiten het innovatieteam pas worden betrokken als de oplossing (tool of aanpak) al is ontwikkeld, zullen zij weinig eigenaarschap voelen en is de kans op weerstand groot. Betrek collega’s daarom in elke fase bijvoorbeeld tijdens vergaderingen die al gepland staan. Neem collega’s mee in de probleemanalyse (herkennen ze het probleem?), in een verdieping van de literatuur (vinden ze de uitkomsten relevant?), bij een eerste concept (is dit de goede richting?) en bij de bijstelling. De uiteindelijke oplossing of aanpak is dan geen verrassing meer en implementatie wordt een gezamenlijk doel.

• Houd collega’s voortdurend betrokken

Als collega’s voor wie de tool bedoeld is voortdurend op de hoogte worden gehouden en kans krijgen om input te geven, zullen zij steeds meer eigenaarschap voelen bij de beoogde innovatie en wordt de kans groot dat zij met de opbrengsten van het innovatieteam aan de slag willen. Gebruik daarbij ook andere vormen dan alleen kennisoverdracht om collega’s te informeren. Denk aan: een korte podcast, een poster op het toilet of in de koffiekamer of een WhatsApp-update met een vraag of een minivideo. Zorg dat het geen eenrichtingsverkeer is, maar vraag collega’s om mee te denken en feedback te geven.

• Pas de taal aan

Door de informatie die je hebt opgedaan in het innovatieteam en die je wilt overdragen, aan te passen aan de taal en het jargon zoals jullie dat in jullie eigen organisatie gebruiken, is het voor collega’s die niet aan het innovatieteam deelnemen, beter herkenbaar. Hoe beter collega’s zich herkennen in de manier waarop het probleem en de oplossing worden gecommuniceerd, hoe groter de kans dat zij zich ermee verbinden en bereid zijn hun gedrag aan te passen.

• Zorg voor professionalisering

Als de tool een gedragsverandering vraagt van collega’s, dan is het belangrijk dat zij zich voldoende competent voelen. Je kunt bijdragen aan hun zelfvertrouwen door hen de juiste kennis en oefenmogelijkheden te bieden. Maak bijvoorbeeld een demonstratiefilmpje waarin je uitlegt hoe je bepaald gedrag kunt laten zien en resultaten bereiken, maar ook het organiseren van intervisie kan helpend zijn. Zorg voor voldoende veiligheid, zodat collega’s met minder expertise bij anderen mogen meekijken of extra begeleiding kunnen krijgen.

• Maak het collega’s makkelijk

Ervaren werkdruk is de belangrijkste reden waardoor innovaties mislukken. Speel hierop in door de tijd die je van collega’s vraagt te beperken. Bedenk goed welke informatie echt van belang is en bied deze kort en aantrekkelijk aan. Denk in kleine stappen: liever een overzichtelijke checklist of samenvatting dan een uitgebreide tool. Zorg dat heel duidelijk is wat je van collega’s verwacht en zorg dat ze dit zonder al te veel extra inspanning kunnen doen.

• Betrek leidinggevenden actief

Ben je zelf geen leidinggevende, betrek hen dan. Leidinggevenden kunnen een grote steun zijn bij het betrekken van collega’s die niet deelnemen aan het innovatieteam en in het creëren van draagvlak, bijvoorbeeld door ruimte te maken op vergaderingen. Bovendien gaan zij over de beschikbare tijd voor het innovatieteam en nemen zij vaak het besluit over de implementatie van de oplossingen en opbrengsten van het innovatieteam. Zorg daarom al voor de start dat de leidinggevende(n) het belang en de urgentie van het vraagstuk onderschrijven. Geef duidelijk aan wat je van hen verwacht ten aanzien van de facilitering en ondersteuning.

Tot slot

Leden van een innovatieteam vervullen een belangrijke rol als ‘bruggenbouwers’: zij verbinden het innovatieteam met collega’s en zorgen dat inzichten en opbrengsten landen in de praktijk.

Door vanaf de start met collega’s buiten het innovatieteam samen te werken, kennis te delen en te blijven testen en verbeteren, vergroot je de kans dat jullie aanpak echt verschil maakt.