Tijdens je project

Demonstraties of pilots vormen de brug tussen het afronden van een onderzoek en de grootschalige uitrol (of implementatie) van een innovatie. Zij bieden de mogelijkheid om innovaties te testen in uiteenlopende contexten. Een belangrijk kenmerk van demonstraties/ pilots is dat deze toegankelijk dienen te zijn en een duidelijke demonstratiewaarde hebben. Per locatie moet de toegevoegde waarde van de demonstratie of pilot worden onderbouwd. Grootschalige uitrol of implementatie van een innovatie is niet haalbaar gezien de beperkte middelen die het programma ter beschikking heeft. Zodoende is dit niet subsidiabel binnen Interreg Vlaanderen-Nederland.

In de teksten bij SD A2 en prioriteit C staat niets over het ontwikkelen dan wel uitvoeren van opleidingsinitiatieven. Bij de Interreg V-projecten in as 4 zie je vaak een combinatie van ontwikkeling (1e deel project) en uitvoering/bijsturing/evaluatie van opleidingen (2e deel project). Een goede balans tussen deze twee delen is van belang. Bijvoorbeeld: een projectvoorstel waarbij in de eerste 6 maanden een opleidingsmodule met een korte looptijd (bv. 3 maanden) zou worden ontwikkeld, met in de rest van de projectperiode enkel uitvoering van deze opleiding, is niet wenselijk.

Eerder ‘reguliere’ kosten van opleiders, faciliteiten, etc. zijn dus subsidiabel, maar moeten in verhouding staan tot de kosten voor (door)ontwikkeling van de opleiding. Dit moet per project worden bekeken. Vergoedingen voor de tijd die deelnemers aan opleidingstrajecten investeren zijn uitdrukkelijk niet subsidiabel.

Moet het aantrekkelijk zijn voor partijen langs de andere kant van de grens?

Inderdaad, de onderzoeksinfrastructuur moet ook aantrekkelijk zijn voor/ en zal gebruikt worden door bedrijven of onderzoeksinstellingen aan de andere kant van de grens. Het zou kunnen worden aangetoond door:

• allereerst het gegeven dat die infrastructuur niet al bestaat aan de andere kant van de grens (of tenminste niet zo nabij als de nieuwe infrastructuur)
• verder het gegeven dat er vraag naar is/lijkt (kan worden aangetoond op tal van manieren, met cijfers voor wat betreft het aantal bedrijven die actief zijn in de niche waar de infrastructuur op inspeelt, eventueel met verklaringen van die bedrijven, of gewoon door tekst die dat logisch/aannemelijk maakt
• door betrokkenheid (bij de invulling van de onderzoeksfaciliteit, dus het bepalen van welke machines er allemaal moeten komen) van een klankbordgroep, met bedrijven van beide kanten van de grens

Er is geen definitie voor onderzoeksinfrastructuur opgenomen in het IP. Uit de omschrijving van de SD blijkt het belang van de marktgerichtheid ervan. De onderzoeksinfrastructuur moet (mede) toegankelijk zijn voor het bedrijfsleven. Ook moet de onderzoeksinfrastructuur grensoverschrijdende meerwaarde hebben door complementaire infrastructuur of infrastructuur met een grensoverschrijdende aantrekkingskracht in te richten. Een laatste belangrijk punt is dat deze ten dienste moet staan van het soort innovatie dat het programma wilt ondersteunen, dus gericht op maatschappelijke noden en passend binnen TRL-niveau’s 4-8 (toegepast onderzoek).

Met bovenwettelijke technologieën wordt bedoeld: technieken die niet door de wet verplicht worden gesteld. We gaan niet subsidiëren wat mensen/bedrijven wettelijk verplicht moeten laten installeren.

Met vernieuwende organisatie van bestaande instrumenten wordt de mogelijkheid geboden dat groene demonstratieprojecten zich niet per se hoeven focussen op innovatieve energie-efficiëntie technieken, maar dat ze ook bestaande technieken kunnen installeren als de manier waarop (de "organisatie") vernieuwend is. Dus bijvoorbeeld met een esco of iets dergelijks. De achtergrond bij dat laatste is het gegeven dat uit de impactevaluatie voor Interreg V bleek dat we voor de demonstratieprojecten eigenlijk te ver zijn gegaan met onze technologisch-innovatieve focus en er te weinig oog voor hadden dat klimaat en milieu er soms beter bij zijn geholpen dat bestaande technieken beter/slimmer worden ingezet. Zie ook de tekst hierover in het laatste hoofdstuk van de Gebiedsanalyse ("lessen uit het verleden").

De koppelkansen wijzen erop dat water, energie, mobiliteit, lucht, … soms niet los van elkaar gezien kunnen worden. De sectoren waarvan hier sprake gaat niet zozeer om economische sectoren, maar eerder als ‘beleidssectoren’ (of andere domeinen van het ‘klimaat-verhaal’ waarop de overheid mogelijk niet actief is).

Ja, studies kunnen onderdeel zijn van een demonstratieproject. Dit kan gaan om zowel een voorbereidende technische studie voor de demonstratie-investering in het project, als om analyses naar de effecten van de investering, als om studies naar de overdraagbaarheid van de toepaste oplossing naar andere situaties. Een analyse van de effecten van de investering en de verspreiding ervan in bv. rapportvorm heeft zeker een meerwaarde. In verband met studies naar de overdraagbaarheid is het belangrijk voor ogen te houden dat we van projecten verwachten dat de gesubsidieerde demonstraties sowieso toepasbaar moeten zijn in andere situaties. Anders is er geen echte demonstratiewaarde zoals we die in het IP bedoelen.

Een aandachtspunt voor het opnemen van studies ivm de overdraagbaarheid:

• de scope van dit studiewerk moet in de projectaanvraag zo concreet mogelijk worden omschreven, zodat er tijdens de uitvoering niet gelijk welke externe studie richting niet expliciet in de projectaanvraag genoemde locaties onder kan worden geschoven.
• Het moet in de eerste plaats gaan om de overdraagbaarheid naar andere situaties, die ook in het programmagebied kunnen voorkomen.

Ook verwachten we dat er in een demonstratieproject meer gebeurt dan louter studiewerk. Er moet sprake zijn van activiteiten met een directe demonstratiewaarde (bv. fysieke investering).

Een aandachtspunt voor de value-for-money beoordeling is dat dergelijke studies niet per se extern zouden moeten worden uitgevoerd. Soms kunnen de medewerkers van de betrokken projectpartners zelf goed geplaatst zijn. Maar dit is ad hoc te bekijken, onder andere op basis van het soort demonstratie en het soort studie/analyse die wordt beoogd.

Ook wordt het realiteitsgehalte van de projectplanning beoordeeld. Mogelijk is het niet haalbaar om binnen een projectperiode van 3 jaar veel studies voor en/of na de investering uit te voeren, in combinatie met de investering zelf.

Als er voorbereidende studies nodig zijn om na te gaan òf de demonstratie überhaupt haalbaar is, dan is er het risico dat het “demonstratieproject” uiteindelijk geen feitelijke (tastbare) demonstratie oplevert (binnen de projectperiode). Projecten met dit risico zijn niet bij voorbaat kansloos maar zullen doorgaans minder scoren op de criteria, aangezien er onzekerheid is of de kern van het project wel zal kunnen worden uitgevoerd.

Tot slot kunnen we ook aangeven dat demonstraties die bij de projectgoedkeuring klaar staan voor uitvoering en geen voorafgaand studiewerk behoeven, ook zeker welkom zijn.

Ja, Interreg VI voorziet haalbaarheidsstudies als mogelijke activiteiten onder doelstellingen A1, B1, B2, B3, B5, B6 en D1. Wel gaat – zeker in prioriteiten A en B – de voorkeur sterk uit naar haalbaarheidsstudies waaraan binnen de duur van het project een luik ‘uitvoering’ gekoppeld is.

De volledige investeringskost is subsidiabel voor het programma. Indien een project enkel het “duurzame” deel van een investering (bv. het deel dat betrekking heeft op grondstof- of energie-efficiëntie) bevat, dient dit deel ook duidelijk afgescheiden terug te vinden te zijn op de facturen.

Er wordt geen formeel minimum en maximum vastgesteld.
Er wordt echter wel aangeraden om in prioriteiten A, B en C slechts projecten in te dienen met een omvang van ten minste € 300.000 aan EFRO-subsidie. Bij een project met een kleinere omvang zullen de administratieve lasten verhoudingsgewijs te groot zijn. Prioriteit D leent zicht mogelijk wel tot kleinere projecten (al dan niet onder de koepel van een Fonds voor Kleinschalige Projecten – SPF).

Daarnaast moet ook rekening gehouden worden met het maximumbedrag dat per projectoproep (per thema of prioriteit) kan worden verdeeld. Een belangrijk criterium voor de beoordeling van de subsidievraag blijft uiteindelijk ook de ‘value for money’: worden de geplande activiteiten gerealiseerd voor een billijke kostprijs?

Nee, voorschotfacturen an sich zijn niet subsidiabel.

Conform de verordening zijn enkel daadwerkelijk gemaakte en betaalde uitgaven subsidiabel. Daadwerkelijk gemaakte uitgaven = uitgaven waarvoor de prestatie werd geleverd.

Na ontvangst en betaling van de eindfactuur/slotfactuur/eindafrekening kunnen alle aan de prestatie gerelateerde kosten gedeclareerd worden in het e-loket. De declaratietermijn van 6 maanden begint te lopen vanaf de betaling van de eindfactuur/slotfactuur/eindafrekening. Bij declaratie van die kosten worden de referenties van de eindfactuur/slotfactuur/eindafrekening opgegeven en alle facturen (voorschotfacturen + eindfactuur/slotfactuur/eindafrekening die over dezelfde levering/dienst gaan) opgeladen.

Bij een ‘voucherwerking’ voorziet het project om gratis diensten of producten te leveren aan een doelgroep (bv. innovatie-advies aan een ondernemer, groene ingrepen uitvoeren bij een organisatie,…).

De doelgroep zelf treedt niet toe tot het partnerschap en ontvangt dus ook geen EFRO-middelen. In een dergelijk opzet voorziet het projectpartnerschap de kosten in haar kostenplan (of financiert ze die uitgaven via de 40% forfait). Tijdens de projectuitvoering zorgen de partners dat de nodige activiteiten (intern of extern) worden uitgevoerd of de gewenste producten worden geleverd. De overeenkomstige kosten worden dan door de projectpartners gedeclareerd (of gefinancierd via de 40%). De wet op aanbesteden/overheidsopdrachten en staatssteun aan het 2e niveau zijn hierbij belangrijke aandachtspunten.

Ja, alle output van het project blijft onderworpen aan de PR-verplichtingen.

Nee, via de garantieverklaring (onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst) stelt elke projectpartner zich garant om voor de nodige financiering te zorgen bovenop de projectsubsidie. Tijdens de looptijd van het project moet de projectpartner de financieringstabel doorlopend actualiseren; hier is geen toestemming van het secretariaat of de projectverantwoordelijke voor nodig. Het EFRO-bedrag en -percentage kunnen via deze werkwijze niet wijzigen.

Nee. inbreng ‘in kind’ (= inbreng in natura) is geen subsidiabele uitgave. Afschrijvingen voor uitrusting en infrastructuur aangekocht voor de projectperiode kunnen wel ingebracht worden, op voorwaarde dat er voor de aankoop van deze uitrusting of infrastructuur geen subsidies werden ontvangen.

Ja (onder voorwaarden).

Het Programmareglement bepaalt dat er geen overfinanciering of Europese dubbelfinanciering mag zijn. Interreg-subsidies kunnen dus niet gecombineerd worden met andere Europese subsidies, maar wel met andere publieke financiering (nationaal, provinciaal, lokaal), zolang er niet meer dan 100% wordt gefinancierd.

Het verbod op Europese dubbelfinanciering sluit ook een combinatie tussen Interreg- middelen en ‘relancemiddelen’ (RRF en/of React-EU) uit. Het relevante verordenings- artikel lid 9 van de CPR-verordening (2021/1060) verbiedt immers voor dezelfde kosten een combinatie van EFRO-middelen met ‘steun uit een ander fonds of instrument van de Unie; en steun uit hetzelfde fonds in het kader van een ander programma.

Let op: de totale publieke financiering moet altijd wel binnen de staatssteunregels en -percentages vallen.

Ja, als de overheidsmiddelen die een organisatie ontvangt, bestemd zijn voor het behalen van een aangewezen doelstelling of project (breder dan het Interreg-project), dan is dit publieke cofinanciering. Het is dan geen ‘eigen bijdrage’, zodat opgelet moet worden voor overfinanciering vanuit publieke middelen.

Als de overheidsmiddelen die een organisatie ontvangt algemene werkingsmiddelen zijn, dan gelden ze als ‘eigen middelen van de organisatie’.

Dit onderscheid is bv. in het kader van staatssteun relevant voor het bepalen van de concrete publieke steunintensiteit.

Subsidiabele kosten zijn gemaakte kosten in het kader van je projectuitvoering die in aanmerking komen voor subsidie (EFRO). Bijgevolg zijn “niet-subsidiabele kosten” kosten die je niet kunt declareren bij het programma voor EFRO-subsidie.

Reële kosten zijn effectief gemaakte kosten door een projectpartner die ook als dusdanig worden gedeclareerd. Het kan gaan om betalingen (aan externe partijen), afschrijvingen of interne facturatie. Per kostensoort is er een minimale bewijslast (vb. factuur, referentie boekhouding betaling, etc).

Vereenvoudigde kostenopties zijn een manier om reële uitgaven makkelijker bij het programma te declareren: het kan gaan om forfaitaire bedragen voor bepaalde kostenrubrieken (vb. voorbereidingskosten), forfaitaire percentages (vb. reis- en verblijfskosten) of om eenheidskosten (vb. SUT of VUT). Bij vereenvoudigde kostenopties ligt de bewijslast gewoonlijk (gevoelig) lager.

Je declareert je gemaakte kosten via het e-loket van Interreg Vlaanderen – Nederland. Navigeer naar jouw project en ga naar de tab Declaraties. Daar heb je een overzicht van jouw declaraties en kun je een nieuwe declaratie aanmaken (opslaan) en indienen (voor controle door de PV).

Raadpleeg de Frequently Asked Questions e-loket voor meer detailinformatie over hoe kosten declareren.

In het programmareglement staat beschreven welke kosten thuishoren in de verschillende kostenrubrieken. Je kunt in volgende kostenrubrieken declareren:

• Voorbereidingskosten
• Personeelskosten

Externe kosten:

• Externe kosten en expertise
• Uitrusting
• Infrastructuur en bouwwerken

Raadpleeg het Programmareglement per rubriek voor meer detail. Het e-loket biedt automatisch enkel die rubrieken aan die je in je kostenplan hebt voorzien.Toepasselijke forfaits worden automatisch verrekend en declareer je dus niet apart.

Er geldt nog steeds een declaratietermijn van 6 maanden: je moet je kosten binnen de 6 maanden na betaling declareren bij Interreg.

In beginsel is geen sanctie voorzien bij laattijdige declaratie. Let wel: het programma zal deze termijnen monitoren en kan opnieuw harde deadlines (inclusief sancties) opleggen.

Het programma beschikt over 80 dagen om jouw gedeclareerde kost uit te betalen. We tellen vanaf de declaratiedatum, dat wil zeggen vanaf validatie door PV.

Let op: declaraties die onvoldoende of foute gegevens bevatten, verkeerde of ontbrekende bewijslast hebben of andere onduidelijkheden bevatten, zullen door Interreg worden teruggezet of Afgekeurd.

Daarmee begint de termijn pas opnieuw te lopen na herindiening of herdeclaratie.

Lees zeker de FAQs e-loket na, onderdeel Declaraties.

Je declareert je gemaakte kosten via het e-loket van Interreg Vlaanderen – Nederland. Navigeer naar jouw project en ga naar de tab Declaraties. Daar heb je een overzicht van jouw declaraties en kun je een nieuwe declaratie aanmaken (opslaan) en indienen (voor controle door de PV).

Het e-loket biedt automatisch enkel die rubrieken aan die je in je kostenplan hebt voorzien.

Toepasselijke forfaits worden automatisch verrekend, die declareer je niet apart.

Maak je declaraties aan in het e-loket. Kies voor de juiste kostenrubriek en vul de gevraagde velden van het formulier in. Je moet eerst je declaratie opslaan vooraleer je bijlagen kunt toevoegen. Controleer of alle bewijslast is opgeladen en dien je declaratie in bij de PV voor nazicht.

Pas na validatie door de PV gaat de declaratie door naar Interreg voor controle! Verlies aangemaakte maar niet ingediende declaraties dus niet uit het oog. Zowel de eerstelijnscontroleur als het Secretariaat kijken de kosten na.

Na goedkeuring door de eerstelijnscontroleur en het Secretariaat (samen Interreg) is je declaratie klaar voor uitbetaling.

Je krijgt via de berichtenmodule melding van de beslissing (goedkeuring, afkeuring, terugzetting) en van de betaling.

Je moet je declaratie na aanmaken doorzetten naar je PV voor validatie.

Je declaratie is pas formeel ingediend nadat deze door de PV aan Interreg is doorgezet!

Let dus goed op dat je declaraties niet laat hangen in de status In opmaak of dat je als PV niet uit het oog verliest declaraties tijdig door te zetten.

Jouw PV moet de door jou ingediende declaraties nakijken. Hij of zij doet kwaliteitscontrole en controleert de link met het kostenplan.

Ziet de PV issues of ontbreken er zaken? Dan kan de PV de declaratie naar jou ‘terugzetten’, zodat deze kan worden aangepast of aangevuld. De PV neemt in dat geval een motivatie op in de declaratie. Die kun je raadplegen via het Logboek.

Heb je je declaratie aangevuld en aangepast? Dan kun je deze opnieuw indienen bij de PV voor validatie.

Je kunt via de zoekfuncties zoeken naar alle declaraties die naar jou “teruggezet” zijn. Je krijgt ook een bericht via het e-loket voor de teruggezette declaraties.

De eerstelijnscontroleur zal nagaan of de gedeclareerde kost kan worden aanvaard. Ontbreken er zaken, is informatie onduidelijk of heeft de eerstelijnscontroleur vragen? Dan kunnen zij de declaratie rechtstreeks naar jou terugzetten, zodat deze kan worden aangepast of aangevuld. De eerstelijnscontroleur neemt in dat geval een motivatie op in de declaratie. Die kun je raadplegen via het Logboek.

Het is mogelijk dat je ook aanvullingen of aanpassingen moet doen in je projectmedewerkersdossiers, aankoopdossiers of afschrijvingsdossiers. Lees de motivatie voor terugzetting grondig na!

Heb je aangepast? Dien dan je declaratie opnieuw in voor validatie bij de PV.

Als Interreg de declaratie afkeurt, betekent dit dat deze in principe niet in aanmerking komt om terug in te dienen, ook niet na aanvulling van stukken of toevoegen van informatie.

Het kan bijvoorbeeld gaan om niet-subsidiabele kosten of om opgelegde correcties in het kader van een overheidsopdracht.

Lees de motivatie voor afkeuring na in het Logboek.

Het is mogelijk dat na uitbetaling van de declaratie er toch een correctie nodig is. Zowel de eerstelijnscontroleur als Interreg zelf kunnen correcties aanbrengen, maar ook de auditautoriteit kan dit doen.

In de correctielijn zal motivatie opgenomen zijn over de reden van correctie. Je kunt deze raadplegen via het Logboek.

Het gecorrigeerde bedrag zal in principe worden verrekend met de andere declaraties van het project bij de eerstvolgende betaalronde.

Je kunt op elk moment al jouw declaraties opvragen via de tab “Declaraties” en de zoekfuncties. Gebruik de vinkjes en geavanceerde zoekopties om gericht te zoeken. Klik je gewoon op de knop Zoeken zonder filters, dan krijg je al jouw declaraties te zien.

Er komt op zeer korte termijn een financieel overzicht voor elk project, dit is momenteel nog in ontwikkeling.

Lukt het niet om te declareren en vind je je antwoord niet terug in deze Frequently Asked Questions of de andere tools? Neem dan contact op met de helpdesk e-loket via info@grensregio.eu. We helpen je graag verder.

Als de declaratie naar jou wordt teruggezet, kun je in de declaratie zelf aanpassen en de declaratie opnieuw indienen.

Wil je toch een correctie aanbrengen (positief of negatief) en kan je in de declaratie niet meer aanpassen? Dan kan je een correctielijn aanmaken: klik op het 'gommetje' links van de declaratie en maak een correctie. Je kunt het bedrag zelf aanpassen door een (negatief) bedrag (of negatieve uren) in te vullen. Vergeet ook de correctielijn niet te declareren.

Wanneer je externe kosten voorziet in je kostenplan, kun je in het e-loket een aankoopplan invullen. Je maakt er dossiers per aankoop. 

Heb je geen externe kosten of werk je met het 40% forfait? Dan moet je geen aankoopplan invullen.

Het aankoopplan is vanaf fase Aanvraag beschikbaar. Je geeft hierin aan welke aankopen je plant in het kader van je project, zodat het programma je zo gericht mogelijk kan adviseren. Het invullen van het aankoopplan is in deze fase (aanvraag) niet verplicht, maar wel warm aanbevolen. Geplande aankopen kan je doorlopend aanvullen in het aankoopplan, ook wanneer je project al in uitvoering is. 

Is je project in uitvoering en wil je kosten van een aankoop declareren waarvoor een dossier overheidsopdrachten, aanbestedingen of marktconformiteit nodig is? Dan vul je deze gegevens ook in in dit aankoopplan, door je aankoop op “uitgevoerd” te zetten of door een nieuwe aankoop aan te maken. Het e-loket biedt je automatisch het juiste formulier aan.

Nee, je maakt een aankoopdossier aan per aankoop die je voorziet. Het gaat dan om één opdracht (eventueel inclusief vervolgopdrachten). Ook als je onderdelen van die opdracht in meerdere lijnen hebt omschreven in je kostenplan, volstaat het om één aankoopdossier per aankoop te voorzien.

Als je (veel) kleine aankopen voorziet die onder een grotere raamovereenkomst vallen, is het nuttig om hiervoor een aankoopdossier te maken. Maak één aankoop voor het raamcontract. Je kunt alle toepasselijke declaraties in latere fase koppelen aan deze aankoop.

Voor kosten die onder de grenzen van marktconformiteit vallen of via aanvaarde factuur/enkelvoudig onderhandse procedure uitgezet worden, moet je niet meteen een aankoop aanmaken. Indien de eerstelijnscontroleur later gegevens nodig heeft, zal hij of zij deze opvragen en kun je indien gevraagd nog een dossier aanmaken.

De Financieel Adviseur zal je aankopen in grote lijnen screenen op coherentie en samenhang met je kostenplan. Daarnaast zullen zij je op belangrijke risico’s wijzen als ze die vaststellen (vb. Risico van niet publiceren opdracht, risico van opknipping van de opdracht, etc). Houdt er rekening mee dat het Secretariaat hier niet als aankoopdienst optreedt, maar louter preventief advies verleent in het kader van risico’s.

Let op: het Secretariaat verleent advies, maar kan nooit op voorhand zekerheid geven over de 100% aanvaardbaarheid van de kosten! Die controle komt aan de eerstelijnscontroleur toe, op basis van het volledig ingediende dossier.

Raadpleeg de handleiding voor het e-loket, onderdeel Aankoopplan.

Ja dat is mogelijk. Het is niet nodig om eerst het formulier in te vullen voor een geplande aankoop en het dan om te zetten. Je mag meteen de status op “Uitgevoerd” zetten en de nodige velden invullen.

Heb je alle velden ingevuld? Sla dan eerst je aankoop op. Nu zullen de knoppen onderaan bij Bijlagen aanklikbaar zijn en kan je bijlagen toevoegen. Je moet daarvoor niet terug in de “aanpassen” modus.

Dat klopt: eenmaal je aankoop door FLC is goedgekeurd, vaak samen met de eerste gekoppelde kosten, is het niet meer mogelijk om opgeladen bijlages weg te halen. Die maken immers deel uit van het auditspoor.
Je kan wel nog steeds bijlages toevoegen, via de knop “Andere”.

Een overheidsopdracht is een overeenkomst die wordt afgesloten tussen een aanbestedende overheid en een onderneming met het oog op de uitvoering van werken, leveringen of diensten.

De regels rond overheidsopdrachten (BE) en aanbestedingen (NL) worden bepaald op Europees en nationaal niveau.

Marktconformiteit van een aankoop betekent dat de gehanteerde prijzen en tarieven passend (= marktconform) zijn bij een gelijke of voldoende gelijke opdracht van vergelijkbare omvang. De prijs die je betaalt voor de werken, leveringen en diensten moet in lijn liggen met de gangbare marktprijzen. De regels rond marktconformiteit worden bepaald op programmaniveau (Programmareglement Interreg Vlaanderen – Nederland).

Voorzie je aankopen (externe kosten) binnen je project waarvoor je de kosten wil inbrengen? Zijn die kosten niet afgedekt door een forfait? Dan zullen de regels overheidsopdrachten/aanbestedingen of marktconformiteit op jou van toepassing zijn.

Ben je een publieke partner? Dan volg je de regels rond overheidsopdrachten (BE) of aanbestedingen (NL).

Ben je een private partner? Dan volg je de regels rond marktconformiteit.

Wanneer je externe kosten worden afgedekt door een forfait (vb. het 40% forfait voor overige kosten) moet je aan Interreg geen extra bewijs of onderbouwing bezorgen voor jouw aankopen. Je volgt uiteraard de geldende Europese of nationale regelgeving of de regels van jouw organisatie, maar het programma voert hier geen controles op uit.

Vanaf de fase Aanvraag kun je je status bepalen. Je vult hiervoor de toets Publiek-Privaat in in het e-loket. Na het doorlopen van de vragen zal je als uitkomst publiek of privaat hebben. Interreg moet deze status valideren. Tot op moment van validatie beschouwt het programma je organisatie standaard als ‘publiek’.

Het programma onderzoekt jouw ingediende status. Het kan zijn dat het programma risico’s ziet aan het aanvaarden van een private status en kan om die reden beslissen jouw organisatie toch als publiek te beschouwen. Zo loop je immers niet het risico van onterecht niet te hebben aanbesteed, waardoor je kosten alsnog verworpen zouden worden.

Is de uitkomst van het stroomschema ‘publiek’? Dan val je als Belgische partner onder het toepassingsgebied van de ‘wet overheidsopdrachten’. Je volgt dan zowel de Europese als de Belgische nationale wet- en regelgeving inzake aankopen (overheidsdopdrachten).

Beschikt jouw organisatie ook over eigen aankoopbeleid? Dan moet je deze regels uiteraard ook naleven.
Meer informatie? Ga naar onze gids aankopen voor Belgische publieke partners [linken naar de gids]

Is de uitkomst van het stroomschema ‘publiek’? Dan val je als Nederlandse partner onder het toepassingsgebied van de ‘aanbestedingswet’. Je volgt dan zowel de Europese als de Nederlandse nationale wet- en regelgeving inzake aankopen (aanbestedingen).

Beschikt jouw organisatie ook over eigen aankoopbeleid? Dan moet je deze regels uiteraard ook naleven. Meer informatie? Ga naar onze gids aankopen voor Nederlandse publieke partners [linken naar de gids]

Indien de raming van de opdracht boven bepaalde Europese of nationale drempels uitkomt, ben je verplicht een nationale of Europese procedure te volgen. 

Voor de periode 2022 – 2023 gaat het om volgende Europese drempels:

• Werken
  5.382.000,00 EUR
• Leveringen
  215.000,00 EUR
• Diensten
  215.000,00 EUR
• Sociale en andere specifieke diensten
  750.000,00 EUR

De drempelbedragen voor Belgische publieke partners vind je terug in de gids aankopen Belgische publieke partners.
De drempelbedragen voor Nederlandse publieke partners vind je terug in de gids aankopen Nederlandse publieke partners. 

Let op: bekijk je opdrachten op organisatiebreed niveau. Kunstmatig opsplitsen van opdrachten om onder drempelbedragen te blijven, is verboden!

Afhankelijk van je raming en de aard van de opdracht zijn er verschillende procedures mogelijk. Publicatie is de norm. Enkel in de wettelijk voorziene gevallen kan je een procedure zonder voorafgaande publicatie volgen.

In geval van twijfel of onduidelijkheid over de te volgen procedure, adviseert het programma altijd om te kiezen voor volwaardige publicatie in plaats van een procedure zonder publicatie. Zo is het risico op verwerping van de kosten het kleinst.

Maak gebruik van het aankoopplan in het e-loket om je geplande aankopen al te communiceren aan het programma. Zo kan zeer gericht geadviseerd worden.

Meer details over de mogelijke procedures vind je in de Gidsen aankopen voor Belgische partners en Nederlandse partners.

Indien de uitkomst van het stroomschema ‘privaat’ is, moet je ‘marktconformiteit van prijs’ aantonen. Het maakt niet uit of je een Belgische of Nederlandse partij bent.

Je toont marktconformiteit aan voor opdrachten boven de 50.000 EUR (excl. BTW; gedeclareerd bedrag). Gedeclareerde uitgaven voor gelijksoortige opdrachten door dezelfde leverancier tijdens de projectperiode tel je samen.

Meer informatie? Ga naar onze gids marktconformiteit.

De meest eenvoudige en aanbevolen manier is zorgen voor verschillende offertes (minimaal drie), zodat je de prijzen objectief kunt vergelijken. Vanzelfsprekend moet het gaan om offertes van relevante aanbieders en moet je dezelfde vraag uitzetten. Zorg daarbij voor een goed auditspoor om beoordeling van je dossier vlot te laten verlopen.

Soms is een dossier met minimaal drie offertes niet mogelijk. In deze gids Marktconformiteit lees je in detail hoe je een goed marktconformiteitsdossier opbouwt.

Het aankoopplan kun je invullen vanaf de fase Aanvraag. Je geeft hierin aan welke aankopen je plant in het kader van je project, zodat het programma je zo gericht mogelijk kan adviseren. Het invullen van het aankoopplan is in deze fase (aanvraag) niet verplicht, maar wel warm aanbevolen. Geplande aankopen kan je doorlopend aanvullen in het aankoopplan, ook wanneer je project al in uitvoering is.

Is je project in uitvoering en wil je kosten van een aankoop declareren waarvoor een dossier overheidsopdrachten, aanbestedingen of marktconformiteit nodig is? Dan vul je deze gegevens ook in in dit aankoopplan, door je aankoop op “uitgevoerd” te zetten. Het e-loket biedt je automatisch het juiste formulier aan.

Let op: voorzie je geen reële externe kosten (of dek je die af met een forfait)? Dan hoef je geen aankoopplan in te vullen en zal het e-loket dit ook niet beschikbaar stellen.

Wil je meer informatie over hoe je kosten declareert en hoe je het aankoopplan correct invult? Zie onze handleiding e-loket en de FAQ Declareren van kosten.

Wanneer je als aanbestedende overheid taken (diensten, leveringen, werken) laat uitvoeren door een andere aanbestedende overheid, spreken we van in-house opdrachten (België) of (quasi)-inbesteden (Nederland).
Wanneer aan de voorwaarden is voldaan, komen ook die kosten in aanmerking voor subsidie.

Er zijn verschillende vormen van in-house of (quasi)-aanbesteden: gewoon, opwaarts, collateraal.
Afhankelijk van de situatie zijn er geldende criteria. Raadpleeg de details in onze Gids Aankopen voor publieke partners in Belgie¨[link] en Nederland [link].

Ja, in dat geval maak je een aankoopdossier aan.
Kies bij procedure voor Andere en vul het toelichtingsveld in. Het is ook mogelijk om bijlagen toe te voegen waarmee je de keuze voor deze procedure kunt motiveren.

Via deze tab in je project kun je voor elke projectmedewerker waarvoor je uren wenst te declareren, een eenvoudig dossier aanmaken. Alle bewijslast die eenmalig of éénmaal per jaar wordt opgevraagd, bezorg je via dit dossier.

Wanneer je dan personeelskosten declareert, kun je kiezen voor welke projectmedewerker. Het e-loket neemt dan automatisch alle eerder gevalideerde gegevens over in de declaratie.

De keuze voor SUT of VUT heb je reeds gemaakt in je kostenplan configuratie. Het e-loket neemt deze automatisch over voor alle medewerkers binnen dit project. De keuze is per partner, per project.

Heb je toch de verkeerde keuze gemaakt of wil je nog veranderen van SUT naar VUT of omgekeerd? Daarvoor moet je je kostenplan aanpassen. Let op: indien je project is goedgekeurd, betekent dit een technische wijzigingsaanvraag: Interreg moet deze goedkeuren.

Ja dat kan. Bij het veld “Naam medewerker” is het mogelijk om ook “Medewerker 1” of “Medewerker 2”, etc, in te geven. Loonfiches of loonstroken mag je anonimiseren.

Let op: ter plaatse moet de aansluiting wel eenduidig kunnen worden gemaakt!

Lees het Programmareglement na voor de bewijslast voor personeelskosten.
Het e-loket biedt extra toelichting via de helpvelden.

Werk je met het SUT, dan moet je dit uurtarief berekenen voor elk jaar dat je kosten wil declareren voor deze projectmedewerker. Je voegt een SUT toe in het projectmedewerkersdossier via de knop Toevoegen. Kies voor welk jaar je een SUT wil berekenen, geef het bruto voltijds (!) maandloon van de medewerker in en bereken de waarde.

Het e-loket berekent het SUT voor dat jaar. Vergeet de bewijslast niet toe te voegen (loonfiche, loonstrook). De eerstelijnscontroleur moet dit nog goedkeuren vooraleer je hier mee kan declareren. Je mag je declaraties wel reeds indienen in afwachting van die goedkeuring.

Je berekent een SUT altijd op een voltijds bruto maandloon. Werkt de projectmedewerker niet voltijds? Zorg dan dat je bij berekening van het SUT het brutoloon invult voor een voltijdse betrekking.

Duidt daarnaast bij de vraag “Werkt de projectmedewerker in een vast regime” JA aan. Het e-loket laat dan toe een deeltijdfactor in te geven. Deze factor is relevant voor de berekening van het maximaal aantal te declareren uren op jaarbasis (1720).

Het programma laat toe om personeelskosten van projectmedewerkers van verbonden ondernemingen te declareren. Je organisatie is verbonden met een andere onderneming als er sprake is van een overwegende invloed van de ene organisatie op de andere. Bijvoorbeeld een moeder- en dochtermaatschappij, waarbij de moeder meer dan 50% van de aandelen bezit.

Let op: je kan pas uren van een projectmedewerker van een verbonden onderneming declareren als Interreg de verbondenheid heeft aanvaard!

Is er sprak van een verbonden onderneming? Vul dan de verbonden organisatie in, inclusief adres en kvk of KBO nummer. Je vraagt hiervoor validatie aan: de knop verschijnt nadat je het projectmedewerkersdossier een eerste keer hebt opgeslagen.

Het programma laat toe om personeelskosten van gedetacheerde projectmedewerkers te declareren. Het gaat hier niet om inhuur van arbeid, maar om detachering waarbij onderliggen een detacheringsovereenkomst is afgesloten.

Vink je hier JA aan? Voeg dan zeker de vereiste bewijslast bij (detacheringsovereenkomst en eventueel bewijs van dragen van de kosten).

Het programma wil weten of binnen de organisatie de uren van medewerkers met een eigen systeem gelogd worden (vb. SAP, Primetime, etc). Vul hier JA in als je met zo’n eigen tijdregistratiesysteem werkt. Beschrijf beknopt welk systeem het is.

Het programma heeft regels omtrent maximale uren werktijd op jaarbasis bepaald. Dat maximum wordt bekeken op niveau van deelname aan Europese projecten.

Werkt deze projectmedewerker dus ook aan andere Europese projecten? Duid dan JA aan. Bij declaraties van personeelskosten zal het e-loket dan extra vragen naar de gepresteerde uren op andere Europese projecten, om zo het maximum te bewaken.

Nee: je mag het dossier aanmaken en daarna meteen ook kosten declareren bij het programma. Let wel: de eerstelijnscontroleur moet eerst je dossier aanvaarden vooraleer het kosten kan goedkeuren.

Ontbreekt er informatie in je dossier? Dan zal goedkeuring van kosten hierop moeten wachten.

Je kunt geen personeelskosten declareren voor projectmedewerkers die geen dossier hebben: maak dus eerst het projectmedewerkersdossier aan.

Er zijn twee mogelijkheden: je maakt zelf een account via de startpagina (“Nog geen account”) of je wordt uitgenodigd door je projectverantwoordelijke of andere gebruiker van jouw organisatie om een account aan te maken (je krijgt een e-mail om de registratie van je account te bevestigen).

Nee. Het is een volledig nieuw systeem en je moet dus een nieuwe account maken (zelf of op uitnodiging van de projectverantwoordelijke of een collega van je organisatie die al toegang heeft en als partner is toegevoegd aan een project).

Wanneer je op de knop klikt kan je via een zoekveld nagaan of jouw organisatie al bestaat in het systeem. Let erop om geen afkortingen te gebruiken maar de gewone (officiële) naam. Vb. zoek op Katholieke Universiteit Leuven i.p.v. KUL (of op Universiteit, of op Leuven).

Je kan ook zoeken op ondernemingsnummer (enkel cijfers!) Als je organisatie al bestaat (= gekend in ons systeem), kun je deze selecteren en de andere informatie invullen om je account te maken.

Zoek nog even op ondernemingsnummer.

Toch niet gevonden? Maak een nieuwe organisatie aan door op “klik hier om een nieuwe organisatie te registeren” te klikken. Geef de naam in en het ondernemingsnummer. Dan kun je je organisatie registeren. Vul de verder gevraagde informatie in.

Om in de database correcte gegevens over organisaties en ondernemingen bij te houden, vraagt het systeem je om meteen je ondernemingsnummer in te vullen. Zo kunnen dubbele registraties vermeden worden.

Het e-loket vraagt je ondernemingsnummer: voor België gaat het om 10 cijfers (vb. 0123456789), voor Nederland om 8 cijfers (vb. 12345678, ook wel het KvK nummer genoemd), zonder spaties.

Je vult dus niet de BTW nummers in (zoals BE0123 456 789 of NL123456789B01).

Per project kan een organisatie maar één adres hebben.

Over projecten heen kan het zijn dat een organisatie met meerdere adressen in het systeem zit. Vb. Vlaamse Overheid kan met één ondernemingsnummer op verschillende plaatsen gevestigd zijn. Je kunt dit nakijken via de tab Mijn Organisatie.

Als je als PV een project hebt aangemaakt, kun je partners toevoegen. Dan moet je ook een gebruiker voor die partner toevoegen: daarmee nodig je die persoon meteen uit om een account te maken (als hij of zij er nog geen heeft).

Wanneer je als partner bent toegevoegd aan een project en je hebt schrijfrechten, dan kan je extra gebruikers voor jouw organisatie toevoegen (via de knop “gebruiker toevoegen”). Ook hiermee nodig je hen uit om een account te maken.

Kijk even na of deze in je spam is terechtgekomen. Informeer ook even bij je projectverantwoordelijke of iemand anders van jouw organisatie (indien deze persoon al toegang heeft) om te controleren of de uitnodiging naar het juiste e-mailadres is gegaan.

Toch niets ontvangen? Stel een nieuw wachtwoord in om een nieuwe e-mail te ontvangen, zie de vraag over wachtwoord vergeten.

Je kunt met je account inloggen via de startpagina van het nieuwe e-loket. Je logt in met je e-mailadres en wachtwoord en via tweestapsverficiatie (sms-code).

Op de inlogpagina kun je een nieuw wachtwoord instellen via de knop “Wachtwoord vergeten?”.

Vanaf februari 2023 maakt het e-loket gebruik van tweestapsverificatie. Deze extra beveiligingsmaatregel zorgt voor een betere bescherming van jouw gegevens en een verhoogde cybersecurity.

Tweestapsverificatie werkt door een extra stap toe te voegen aan het inlogproces. Wanneer je inlogt op het e-loket van Interreg VI, word je gevraagd om je telefoonnummer in te voeren. Hierna zal het systeem een SMS met een unieke code naar dit nummer sturen. Je moet deze code invoeren om toegang te krijgen tot je account.

Controleer je contactvoorkeuren van je microsoft account:

1. Log in op het Office 365 portaal
2. Kies in de rechterbovenhoek voor Instellingen.
3. Kies voor Beveiligingsgegevens (eventueel na eerst te klikken op contactvoorkeuren bijwerken
4. Voeg een alternatief nummer toe of pas het opgegeven telefoonnummer aan.

Nog geen succes? Herstart je telefoon of je mobiel. Heel zelden kan er een issue zijn met je provider.

Er zijn drie mogelijke verklaringen.

1. Verifieer of je het juiste e-mailadres gebruikt als je voor twee organisaties werkt of verschillende mailadressen hebt. Enkel als je aanmeldt met het e-mailadres dat werd toegevoegd aan een project, zal je dit project te zien krijgen!
2. Als je de link naar het e-loket hebt opgeslagen als bookmark, verkort dan de url naar https://eloket.grensregio.eu/ en duw opnieuw op enter. Zo maak je (verouderde) cache leeg. Zet enkel het korte url adres in bookmark.
3. Als je de link naar het e-loket hebt opgeslagen als bookmark, verkort dan de url naar https://eloket.grensregio.eu/
   en duw opnieuw op enter. Zo maak je (verouderde) cache leeg. Zet enkel het korte url adres in bookmark

Eenmaal je bent ingelogd, kom je op de algemene landingspagina. Daar zul je alle projecten zien waar je als partner of PV bij betrokken bent, op voorwaarde dat je als partner bent toegevoegd. Je kunt een nieuw project aanmaken via de knop “Creëer een nieuw project”.

Je wordt met een e-mailadres gekoppeld als gebruiker aan een partner en project. Ga na of je met het juiste e-mailadres bent ingelogd. Weet je niet met welk e-mailadres je bent gekoppeld? Doe even navraag bij jouw organisatie en andere gekoppelde medewerkers.

Mogelijk ben je nog niet toegevoegd als partner aan het project. Je zult dit project enkel kunnen zien als je formeel bent toegevoegd. Contacteer je projectverantwoordelijke en laat je toevoegen als partner aan het project.

Je kunt een project aanmaken door enkel een projectnaam in te geven. Je mag de overige velden al invullen, maar dat kan prima ook later. Enkel de projectnaam is verplicht bij creatie van een project.

Krijg je jouw project niet meteen te zien? Mogelijk moet je even terug naar de Homepage om het systeem toe te laten te herladen. Moet je dit herhaaldelijk doen, meld dit dan even bij de helpdesk via info@grensregio.eu!

Je kunt een project aanmaken door enkel een projectnaam in te geven. Je mag de overige velden al invullen, maar dat kan prima ook later. Enkel de projectnaam is verplicht bij creatie van een project.

Krijg je jouw project niet meteen te zien? Mogelijk moet je even terug naar de Homepage om het systeem toe te laten te herladen. Moet je dit herhaaldelijk doen, meld dit dan even bij de helpdesk via info@grensregio.eu

Mogelijk heb je geen schrijfrechten gekregen. Kijk dit na in het tabje Partners. Vraag eventueel je Projectverantwoordelijke om jouw organisatie schrijfrechten toe te kennen.

Volgende rechtsvormen zijn voorzien in het e-loket: BV, BVBA, CV, CVBA, CVOA, Comm. V., Comm. VA, EESV, ESV, IVZW, LV, NV, SCE, SE, Stichting, VOF (met of zonder rechtspersoonlijkheid), VZW, Vennootschap.

Vind je jouw organisatie daar niet tussen terug (vb. Vlaamse Overheid of kennisinstelling): kies dan de optie Andere.

Het adres van een organisatie kan verschillen per project, daarom moet een partner per project een adres selecteren. Dit doet elke partner zelf via het tabblad ‘partners’. De adressen die al voor een organisatie geregistreerd zijn, zijn ook zichtbaar onder de tab ‘Mijn organisatie’.

De meest eenvoudige oplossing is om de velden ‘gemeente’ en ‘postcode’ leeg te maken en vervolgens in het veld ‘gemeente’ de exacte postcode volledig te typen, zonder spaties. Wanneer je slechts een deel van de postcode typt, kan het zijn dat de dropdown niet jouw exacte gemeente en postcode toont. Bij volledig typen zal het e-loket je gemeente vinden.

Als PV van een project zie je op elke tab ook een knop Wijzigingen beoordelen, naast een knop Aanpassen.

Als partners aanpassingen maken in het projectdossier, zal het e-loket dit registeren als aanpassingen die je als PV moet goedkeuren. Deze moet je per tabblad ophalen.

Het e-loket toont je de oorspronkelijke waarde en de nieuwe waarde, met waar mogelijk ook tekstvergelijking. Als PV kun je deze wijzigingen aanvaarden. Je kunt ook rechtstreeks de velden gaan aanpassen door de wijzigingen te negeren (knop Annuleren) en naar de Aanpassen modus te gaan via knop Aanpassen. Als je dan elementen verandert of tekst herschrijft dan wel laat staan en als PV op Opslaan klikt, is deze versie de laatst gevalideerde versie.

Omdat het visualiseren van wijzigingen betekent dat heel veel data moet worden opgehaald van de server, is gekozen om de data per tabblad op te halen. Zo blijft de performantie gewaarborgd.

Wanneer je je project opent, zie je de laatste versie van de ingegeven teksten/cijfers, ook als deze nog niet gevalideerd zijn. Na validatie wordt dit dan de laatst goedgekeurde versie.

Als projectverantwoordelijke van een project vind je onder de tab indienen twee knoppen. Met de knop ‘controleer project’ kan je nagaan of je project alle nodige info bevat om te kunnen indienen. Je kan de op te lossen punten daarna terug oproepen via het icoontje met het uitroepteken naast je projectnaam. Met de knopt ‘dien project in’ kan je je project indienen wanneer dit effectief alle nodige informatie bevat.

Het e-loket laat niet toe om een onvolledig project in te dienen.

Heb je alle informatie ingegeven in je kosten- en financieringsplan zoals bedoeld, maar blijft er een afrondingsverschil zichtbaar?

Open EERST je kostenplan (“aanpassen”). Sla dit terug op.

Open DAARNA je financieringsplan (“aanpassen”). Sla dit ook terug op.

Normaal moeten hierna de totaal voorziene kosten uit je kostenplan tot op 2 cent na de komma overeenkomen met de totale kosten uit je financieringsplan. Blijft er toch een afrondingsverschil? Neem dan contact met ons op via info@grensregio.eu.

Er zijn een paar mogelijke situaties die ervoor zorgen dat je je aanmelding (nog) niet kan indienen:

Is je aanmelding wel gekoppeld aan een lopende oproep?

Na het verlopen van de deadline laat het e-loket niet meer toe om een projectaanmelding in te dienen.
Om een project te kunnen indienen, moeten alle velden ingevuld zijn. Je kan altijd controleren of dit het geval is via de knop ‘controleer project’ .

Let op, elke projectpartner moet zelf zijn adres invullen onder de tab ‘partners’ in het project. Dit is voor het programma immers de garantie dat elke partner effectief instemt met deelname aan de ingediende aanmelding. Het is niet voldoende dat er een adres gekoppeld is aan je organisatie via de hoofdtab Mijn organisatie. Je moet die koppeling ook in het project zelf leggen. De projectverantwoordelijke kan de adresgegevens van de partners niet zelf invullen.

Er staan nog onbehandelde wijzigingen open in je project: loop als PV de verschillende tabs na en klik op de knop “Wijzigingen behandelen” om na te gaan of je nog wijzigingen moet goedkeuren.

"Dat kan. Klik op Ctrl F5 om de pagina te doen herladen.

Nog geen succes? Maak je cache leeg en probeer opnieuw.

Nog steeds geen succes? Contacteer onze helpdesk op info@grensregio.eu! "

Achter de schermen blijven we hard werken aan het nieuwe e-loket. Zo zullen er steeds meer modules bijkomen (voor projecten in aanvraag, in uitvoering, etc). Het kan ook gebeuren dat er aan het nieuwe e-loket nog kleine aanpassingen gebeuren: lay-out van tekst of knoppen kunnen dus nog beperkt wijzigen om de gebruikservaring te verbeteren.

Dat proberen we uiteraard te vermijden. Tracht indien mogelijk een screenshot te nemen en neem contact op met onze helpdesk via info@grensregio.eu. Tracht goed te beschrijven wat je net aan het doen was, zodat we kunnen nagaan wat er fout liep.

Wij zijn ook fan van ons systeem voor Interreg V. Het was echter niet meer mogelijk om dat systeem nog eens tien jaar draaiende te houden: technologie staat niet stil. We trachten een nieuw en performanter systeem te bouwen dat nog beter tegemoet komt aan jullie noden als projectpartners.

Heb je feedback over ons nieuwe systeem die je erg graag kwijt wil? Geef dit door aan onze helpdesk via info@grensregio.eu!

De solvabiliteit van een onderneming geeft inzicht in de financiële gezondheid van een bedrijf op de langere termijn. Een ‘onderneming in moeilijkheden’ (afgekort OIM) is een onderneming met een zwakke solvabiliteit. Het gaat dus niet alleen aan bedrijven in faling of gerechtelijke reorganisatie, maar het is een breder begrip. Een Onderneming in Moeilijkheden is een term gedefinieerd door de EU en vormt een cruciaal gegeven bij jouw aanvraagdossier.

De definitie vind je terug in artikel 2, 18 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening.

De EU staat Interreg niet toe aan een onderneming in moeilijkheden subsidies toe te kennen (behalve indien de subsidies als de-minimissteun worden aangemerkt). De status van jouw bedrijf (OIM of niet) bepaalt dus of je in het kader van een project EFRO-middelen kan ontvangen of niet.

Private, winstgerichte ondernemingen moeten een OIM toets aanleveren.
Het gaat in principe over de volgende rechtsvormen

BE : NV, BV(BA), CV(OA), CV(BA), VOF, Comm. V(A), LV
NL: NV, BV, VOF, Comm. V.

Publieke partijen die in hoofdzaak marktactiviteiten (bijvoorbeeld overheidsbedrijven) uitvoeren, worden niet gecontroleerd, ook als ze een van bovenstaande rechtsvormen aannemen (vb. NV van publiek recht).
Ondernemingen met de volgende rechtsvormen moeten geen OIM toets aanleveren: eenmanszaak, maatschap, Vereniging (NL), (I)VZW , coöperatie (NL), stichtingen.

Is je onderneming jonger dan drie jaar? Dan moet je ook geen toets aanleveren. Let op : als je onderneming deel uitmaakt van een groep (er is sprake van minstens 1 verbonden onderneming), wordt gekeken naar de leeftijd binnen die groep (dus de oudste verbonden onderneming)!

Het Secretariaat behoudt het recht om in uitzonderlijke gevallen toch een toets te vragen.

Je vult het sjabloon van de OIM toets in op basis van de laatste goedgekeurde jaarrekening voor de deelnemende entiteit. Dit sjabloon kan je invullen in het e-loket vanaf de fase Aanvraag.

Is jouw onderneming volledig onafhankelijk van andere ondernemingen? Maakt ze met andere woorden geen deel uit van een groep, dan bereken je alleen de OIM-status op het niveau van jouw onderneming (stand-alone).

Is jouw onderneming verbonden met andere ondernemingen, dan behoort zij tot een groep. In dit geval gebeurt ook een toets op groepsniveau. In de praktijk betekent dit een toets op het niveau van jouw organisatie en een toets voor alle moederbedrijven. Is er een geconsolideerde jaarrekening voor de gehele groep? Dan kan deze tweede toets eenvoudig gebeuren op het hoogste consolidatieniveau.

Indien je een KMO of MKB bent, vul je enkel de toets in voor KMO’s/MKB’s (‘alle ondernemingen’).
Ben je een grote onderneming? Dan vul je bijkomend het onderdeel in voor ‘grote ondernemingen’.

Ben je niet zeker of je onderneming een KMO/MKB of grote onderneming is? Ga je status via deze online tool na (in het Engels). Zorg dat je de nodige stukken bij de hand hebt om vlot de toets te kunnen uitvoeren (jaarrekeningen, balans, aantal personeelsleden). Bewaar ook de uitkomst van die online test, aangezien je die ook moet opladen in het e-loket.

Je vindt de cijfers in de laatst goedgekeurde jaarrekening (BE) of jaarverslag (NL) van jouw onderneming. Ben je deel van een groep? Dan heb je bijkomend de cijfers nodig op het hoogste consolidatieniveau.

Ben je een grote onderneming, dan heb je ook de voorlaatste goedgekeurde jaarrekening nodig.

Als het programma vraagt om een meer recente stand van zaken, dan kunnen ook cijfers worden gebruikt uit een tussentijdse jaarrekening. Die laat je dan wel valideren door een externe revisor of (register)accountant.

De toets in het e-loket geeft aan welke informatie je waar moet invullen. De toets rekent jouw status voor jou uit.

Je vult de OIM toets in via het e-loket. Ga in jouw project naar de tab ‘Selfservice’ en kies voor de toets OIM in de menubalk. De ingevulde gegevens zijn enkel leesbaar door jouw organisatie, de projectverantwoordelijke en Interreg. Je vraagt validatie van de ingevulde toets aan via het e-loket.

Op het moment dat de subsidie wordt toegewezen. Dit wil zeggen: op het ogenblik van de goedkeuring van jouw project. Bij een later toetredende partner in een open partnerschap is dat voor de inkoppeling in het e-loket.

Is je status niet uitgeklaard op moment van goedkeuring of inkoppeling? Dan is het mogelijk dat je project moet herwerken of dat je project onder voorwaarde wordt goedgekeurd: dit blijft een discretionaire bevoegdheid van het programma.

Let op: op moment dat je een projectaanvraag indient moeten alle partners die een OIM toets moesten invullen, minstens al een versie van de toets hebben ingevuld. Anders voldoe je niet aan de technische criteria. Om een aanvraag succesvol in te dienen, moet de toets nog niet gevalideerd zijn op moment van aanvraag.

Het is mogelijk dat je lopende aanvraag en herwerkingstraject een tijd langer loopt dan voorzien. Het programma moet erover waken dat de toets voorafgaand aan goedkeuring van het project is uitgevoerd op de meest recente cijfers.

Het programma beschouwt cijfers van boekjaar N als geldig en meest recent tot einddatum boekjaar N + 18 maanden. Na die periode veronderstelt het programma dat er nieuwe jaarcijfers beschikbaar zijn en moet de toets dus opnieuw ingevuld worden. Het moment van herindiening is leidend om te bepalen of je binnen of buiten die termijn valt.

Is het resultaat van de toets niet positief? Contacteer zeker uw projectadviseur voor gericht advies. Er zijn een aantal mogelijkheden om alsnog een positieve toets te bekomen:
Val je onder de de-minimis regeling voor staatssteun? Dan is de OIM-toets niet op jou van toepassing.

OIM-exit is mogelijk door een sterk verbeterde rendabiliteit wat zich vertaalt in een sterk gestegen overgedragen winst bij resultaatverwerking. M.a.w. recentere positieve cijfers waarbij het ratio positief wordt.

Zijn er meer recente, eventueel tussentijdse cijfers beschikbaar die een ander beeld kunnen schetsen? Vul dan de toets in met deze tussentijdse cijfers (let wel: deze moeten geattesteerd zijn door een revisor of externe (register)accountant). Deze cijfers mogen niet ouder zijn dan twee maanden voor de goedkeuringsdatum van het project.

OIM-exit is mogelijk via een kapitaal of inbrengoperatie (vb. kapitaalverhoging en/of kapitaalvermindering of operaties m.b.t. het agio of de uitgiftepremie).
Bij kapitaalsverhogingen moet een notariële akte bijgevoegd worden.

Een achtergestelde lening kan voor de berekening van je OIM status niet meetellen als eigen vermogen.

Je kan hier onze leidraad Onderneming in Moeilijkheden nalezen. Heb je hulp nodig bij het invullen van de toets? Neem dan contact op met jouw projectadviseur of het Secretariaat.
Wil je meer weten over de Europese KMO/MKB definitie? Je kan hierover meer informatie vinden op deze pagina.
Wil je meer weten of de de-minimisregelgeving? Je kan hierover meer informatie vinden in dit document.

Elke partner die EFRO middelen aanvraagt, kan voorfinanciering aanvragen.
Er zijn twee rangordes:

Rang 1 - KMO’s of MKB’s
Rang 2 - Overige begunstigden

Je kan voorfinanciering aanvragen via het e-loket (tab Budgetten). Ben je partner in een project, dan moet je Projectverantwoordelijke de aanvraag mee goedkeuren.

De aanvraag moet door het programma apart worden goedgekeurd: je dient ze dan ook los in van de projectaanvraag. Vanzelfsprekend kun je geen voorfinanciering toegekend krijgen als je project niet wordt goedgekeurd.

• Het programma gaat na of de aanvraag correct en tijdig is.
• Het programma kent een rang toe.
• Het programma gaat na of het gaat om begunstigden die geen Onderneming in Moeilijkheden zijn (of verifieert dat deze toets niet nodig is).
• Het programma gaat na of het project reeds werd ingediend.
• Het programma verwerkt de aanvragen in volgorde, per rang en hanteert daarbij een First In, First out principe.
  
  De aanvraagdatum (van de voorfinanciering) is leidend. Diende je een aanvraag voorfinanciering in vóór indiening aanvraag van je project? Dan wordt je aanvraagdatum voorfinanciering automatisch de datum van indiening van je projectaanvraag. Diende je een aanvraag voorfinanciering in na indiening aanvraag van je project. Dan geldt de effectieve datum van je aanvraag tot voorfinanciering. Effectieve toekenning van voorfinanciering kan ten vroegste vanaf goedkeuring van het project.

De toegekende voorfinanciering wordt betaald aan je Projectverantwoordelijke binnen de drie maanden na goedkeuring van de voorfinancieringsaanvraag. Je PV bekijkt in samenspraak met jou wanneer je de fondsen krijgt doorgestort (vb. vanaf aanvang van de activiteit waarvoor de voorfinanciering nuttig is).

Je mag je ontvangen voorfinanciering enkel gebruiken voor projectgerelateerde uitgaven, in afwachting van het ontvangen van EFRO. Je Projectverantwoordelijke kan om (periodieke) rapportage verzoeken om de besteding te verantwoorden. Declaratie van projectgerelateerde kosten kan gelden als verantwoording.

Het programma kan steeds een controle ter plaatse voorzien om hierop toe te zien.

Neen, dat is niet mogelijk.

Het systeem van voorfinanciering maakt dat je moet afwegen of je liever een (substantieel) voorschot op je EFRO ontvangt met een systeem van korting op de declaraties, dan wel of je alle toegekende EFRO op het tempo van je declaraties wil ontvangen.

Als je project moet herwerken, moet je de aanvraag opnieuw indienen. Immers, bij herwerking worden kosten- en financieringsplannen vaak aangepast, waardoor een nieuwe aanvraag noodzakelijk is.

Alle betaalverkeer tussen programma en project verloopt via de projectverantwoordelijke. Ook de voorfinanciering wordt uitbetaald aan de PV die dan doorstort aan de begunstigde. Ook de verrekeningen zullen verlopen via deze weg.

Declareert een van je partners die voorfinanciering ontvang niet of niet voldoende (tijdig) om verrekening mogelijk te maken? Dan zal het programma de voorfinanciering inhouden op de voorziene EFRO uitbetalingen voor het project. Een eventuele terugvordering zal ook via de projectverantwoordelijke verlopen.

Overweeg als PV dus goed voor je je akkoord verklaart met de aanvraag voorfinanciering van je partner(s).

Bij de beoordeling van de grensoverschrijdende meerwaarde wordt er gekeken naar een vijftal elementen:

1. Noodzaak van gezamenlijke aanpak. Sommige problemen of opportuniteiten kunnen enkel in gezamenlijkheid worden aangepakt. We kunnen hierbij denken aan grensknelpunten (harmonisatie regelgeving, ontwerpen regelgeving rond/t.b.v. grensoverschrijdende interacties, …) of aan inrichtingsmaatregelen (t.b.v. klimaatadaptatie, biodiversiteit …) die gezamenlijk moeten worden tot stand gebracht, omdat enkel dan het beoogde doel bereikt kan worden.
2. Schaalvoordelen. Er kunnen schaalvoordelen ontstaan als men bijvoorbeeld een installatie bouwt waarvoor de kritische massa in enkel Vlaanderen of Zuid-Nederland te klein is, maar die voor het gehele grensgebied een duidelijke meerwaarde betekent als men er langs beide kanten van de grens gebruik kan van maken.
3. Complementariteit van activiteiten. Er ontstaat een grensoverschrijdende meerwaarde als men complementaire activiteiten uitvoert op verschillende locaties langs weerzijden van de grens, in tegenstelling tot gelijkaardige activiteiten waarbij louter de locatie verschillend is of geheel verschillende activiteiten die verder weinig raakvlakken hebben. De complementariteit zorgt ervoor dat men effectief van elkaar kan leren.
4. Kenniseffecten. Een grensoverschrijdende meerwaarde kan ook voortvloeien uit het feit dat men van elkaar leert omwille van verschillen in aanpak of in expertise wat kan zorgen voor verdere kruisbestuiving en kenniseffecten.
5. Stimulans voor grensoverschrijdende interactie. Als een project aanzet tot (bij voorkeur duurzame) grensoverschrijdende interactie van doelgroepen (contacten, doelgroepen die over de grens voorzieningen benutten) kan er eveneens sprake zijn een grensoverschrijdende meerwaarde.

Nee, het beleid van de EU is erop gericht om de ongelijkheid tussen mannen en vrouwen te verminderen, en ‘gendergelijkheid’ is één van de doelstellingen van de EU 2020-strategie. Onder meer via het Europees Instituut van Gendergelijkheid wordt dit gestimuleerd. EIGE heeft per land informatie opgenomen over de stand van zaken, inclusief ‘Good Practices’ waarbij gericht wordt ingezet op doelgroepen in bepaalde domeinen (voorbeeld België: klik hier).

Initiatieven die een bestaande kloof – bijvoorbeeld op de arbeidsmarkt – verkleinen, leveren juist een positieve bijdrage aan het horizontale principe ‘gelijkheid van mannen en vrouwen’. Een projectvoorstel moet natuurlijk wel onderbouwen welke ongelijkheid men wil aanpakken, en op welke wijze dit gebeurt.

Ja, het volgende ontvankelijkheidscriterium geldt voor de plaats van uitvoering van een project: de effecten van het project hebben in de eerste plaats betrekking op het programmagebied Interreg Vlaanderen-Nederland.

Ja, als beoordelingscriteria gelden volgende twee stelregels m.b.t. de locatie van partners:

• De effecten van het project hebben in de eerste plaats betrekking op het programmagebied Interreg Vlaanderen - Nederland.
• In de uitvoering van het project is er minstens aan beide zijden van de grens één partner betrokken; of er is een EGTS of een grensoverschrijdende rechtspersoon betrokken, die:
  • in België of Nederland geregistreerd is;
  • en minstens één Belgische en één Nederlandse organisatie als lid heeft.

Wel is het in dergelijk geval aangeraden voldoende te motiveren waarom deze partner de rol van projectverantwoordelijke moet opnemen en waarom dit niet kan gebeuren door een partner van binnen het programmagebied.

Ja, Beide constructies zijn bedoeld om bij projectuitvoering partners toe te voegen die tijdens de projectontwikkeling nog niet gekend waren/konden zijn. De belangrijkste doelgroep is in de eerste plaats de bedrijven, maar ook andere entiteiten kunnen – indien dit een meerwaarde heeft t.o.v. volwaardig deelnemen vanaf de goedkeuring – als eindontvanger of toetredende begunstigde worden geselecteerd. Hierbij geldt wel de voorwaarde dat dit niet door de projectaanvraag en/of het SPF-reglement van dat concrete project wordt uitgesloten.

We verwachten dat elke organisatie die een essentiële bijdrage levert aan de projectuitvoering opgenomen is in het partnerschap. Indien we vaststellen dat een dergelijke voor het project belangrijke organisatie niet als partner is opgenomen, roept dit vragen op over het engagement dat die organisatie is aangegaan richting het project en dus ook over de haalbaarheid van de betrokken projectactiviteiten. Het afleveren van bijvoorbeeld een engagementsverklaring heeft niet dezelfde kracht als een ondertekende samenwerkingsovereenkomst.