CrossRoads Vlaanderen-Nederland
Het netwerk van kleine en middelgrote ondernemers stopt jammer genoeg nog te vaak aan de grens. Als een ondernemer wil innoveren en op zoek gaat naar complementaire partners, worden kansen over de grens vaak gemist. Met CrossRoads willen Interreg Vlaanderen-Nederland, Vlaio Team Bedrijfstrajecten, Economische Impuls Zeeland, REWIN, de Brabantse Ontwikkelingsmaatschappij, LIOF en Innovation Quarter het bestaande potentieel in de grensregio een flinke duw in de rug geven door kmo’s en MKB’s te ondersteunen in de zoektocht naar de perfecte partner van over de grens en hun gezamenlijke innovaties te subsidiëren.
FAQ
ALGEMEEN
Wat is de officiële startdatum van CrossRoads Vlaanderen-Nederland?
Innovatieprojecten mogen starten na indiening van de aanvraag, dit is wel voor eigen rekening en risico. Als de aanvraag wordt afgewezen kunnen partners niets declareren. Een project heeft een maximale looptijd van 24 maanden. Daarnaast wordt elk innovatieproject uiterlijk op 30 september 2029 afgerond.
Waar dienen deelnemers gevestigd te zijn om in aanmerking te komen voor een CrossRoads Vlaanderen-Nederland subsidie voor een innovatieproject?
Conform het reglement bedrijfsregeling CrossRoads dient minstens aan beide zijden van de Vlaams-Nederlandse grens één partner betrokken te zijn uit het werkingsgebied van de bedrijfsregeling. Aan Vlaamse zijde betekent dit het Vlaams gewest, aan Nederlandse zijde betekent dit bedrijven uit de provincies Limburg, Noord-Brabant, Zeeland en Zuid-Holland. Het is daarbij mogelijk om dit partnerschap uit te breiden met één of meerdere partner(s), ook van buiten dat werkingsgebied indien aan de basisvoorwaarde is voldaan.
Is samenwerking met een KMO/MKB van over de grens vereist?
Voor de aanvraag van subsidie voor innovatieprojecten is samenwerking vereist en kunt u derhalve dus niet als individueel bedrijf aanvragen. U kan steeds contact opnemen met uw regionale Crossroads adviseur zodat zij u kunnen helpen in de zoektocht naar een partner(s) over de grens
Wat zijn de criteria waarop innovatieprojecten worden getoetst?
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de ontvankelijkheidscriteria, de technische criteria en de inhoudelijke criteria. Een projectaanvraag die niet voldoet aan de ontvankelijkheidscriteria, kan niet in behandeling worden genomen. Ontvankelijke aanvragen worden, voorzien van een beoordeling op de technische criteria. De inhoudelijke criteria waarop de score gebaseerd is, zijn de volgenden:
- Gerichtheid op de maatschappelijke opgaven: duurzaam ondernemen, duurzame energie, industrie 4.0, gezondheid
- Mate van innovativiteit
- Grensoverschrijdende samenwerking (tijdens en na het project)
- Economische impact
- Competenties van de uitvoerders
- Kwaliteit van het projectplan/projectaanvraag
- (mogelijk een oproepspecifiek criterium)
Is er een minimum aantal punten vereist ten aanzien van de toetsingscriteria?
Ja. Per inhoudelijk criterium wordt een score gegeven tussen de 0 en 4. Alle criteria wegen even zwaar en worden onafhankelijk van elkaar gescoord. Om voor subsidie in aanmerking te komen, dient een project op ieder criterium minimaal 1 punt te behalen.
Op welke sectoren richt CrossRoads Vlaanderen-Nederland zich?
Bedrijven uit alle sectoren komen in aanmerking. De samenwerkingsverbanden dienen een impact te hebben op de volgende transitiedoelstellingen:
- Duurzaam ondernemen
- Duurzame energie
- Industrie 4.0
- Gezondheid
Bij elk van deze beleidsdoelstellingen loopt digitalisering als ondersteunend proces mee.
Meer uitleg over de beleidsdoelstellingen vindt u hieronder:
Wat voor innovaties vallen onder de maatschappelijke transitieopgaven?
Duurzaam ondernemen: Gebruik van alternatieve en hernieuwbare grondstoffen (bv. biogebaseerde); lichtere, performantere en meer duurzame materialen; bioraffinage van agrarische en natuurlijke basis- en reststromen naar grondstoffen voor een nieuwe toepassing op voldoende grote schaal; biogebaseerde verpakking; vermindering van afval- en reststromen; verlengen van de levensduur van producten en materialen en opwaardering; circulair design; …
Duurzame energie: Technologieën voor de reductie van de energiebehoefte, voor energieopslag, voor energienetwerken; energiebesparing (bv. in de industrie door efficiëntere productie uitwisseling van restwarmte); hernieuwbare energie; groene mobiliteit in de logistiek; klimaatneutrale voedselproductie, duurzame verwarming van kassen, innovatieve conversie- en opslagtechnieken; duurzame opwekking in de gebouwde omgeving; …
Industrie 4.0: Slimme productieprocessen, procesinnovaties; smart maintenance & services (sensoren, drones, …); additive & advanced manufacturing (3D-printing, robotisering, IoT, …); Digitale oplossingen die o.m. bijdragen aan het optimaliseren van supply chain management en logistiek, producten en diensten op maat; …
Gezondheid: Innovaties die inzetten op predictie (bv. risico’s voorspellen met smart data, AI, modelleringstechnieken), preventie (bv. meettechnologie), gepersonaliseerde zorg (bv. precision medicine, point of care diagnosis, personalised medicine), zorg op afstand, zorg op maat (bv. e-healthapplicaties, …); ...
Op welk moment mag je starten met het project?
Je mag met het project starten op de dag na de datum van de indiening van de aanvraag. Kosten zijn subsidiabel vanaf de dag na de datum van indiening van de aanvraag.
Welke administratieve vereisten kan ik verwachten?
Op hoofdlijnen dient u tijdens de projectperiode een A3-formaat projectposter op een zichtbare plaats in uw kantoor/projectlocatie op te hangen. Tevens wordt van u verwacht dat u tijdens de projectduur, elke zes maanden uw voortgang rapporteert en als afsluiting een eindrapportage aanlevert. Op de website van Interreg Vlaanderen-Nederland wordt precies beschreven aan welke vereisten u dient te voldoen.
De ingediende kosten en uren worden geverifieerd door accountantscontroles geïnitieerd vanuit Interreg. De projectverantwoordelijke zal daarom een vraagbak functie vervullen voor vragen over subsidiabele kosten en projectadministratie. Dit om te voorkomen dat u de subsidie niet krijgt of moet terugbetalen.
Dienen belastingen betaald te worden door de partners op INTERREG VL-NL steun?
Dat is een vraag die vanuit Nederland met “nee” kan worden beantwoord. Over subsidies worden in Nederland geen belastingen geheven.
Vanuit België is er geen volledige vrijstelling van subsidies. De overheidssubsidies worden binnen de resultatenrekening normaliter als opbrengst geboekt. In de vennootschapsbelasting wordt dus in principe elke ontvangen subsidie belast in het resultaat. Er is een aantal vrijstellingen, maar INTERREG valt hier niet onder.
De KMO bekijkt best met hun boekhouder hoe ze de subsidies dienen te boeken in relatie tot hun belastingaangifte.
PROJECTAANVRAAG
Wie bepaalt de score van ingediende projectvoorstellen?
Alle ingediende projectvoorstellen worden eerst op ontvankelijkheid getoetst door de projectverantwoordelijke (APB PSES). Een projectaanvraag die niet voldoet aan de ontvankelijkheidscriteria, kan niet in behandeling worden genomen. Ontvankelijke aanvragen worden, voorzien van een beoordeling op de technische criteria, door APB PSES aan de Raad van Advies (RvA) voorgelegd. Een projectaanvraag die niet voldoet aan alle technische criteria, kan wel enkel onder voorbehoud een positief advies krijgen van de RvA en vervolgens door de Raad van Bestuur worden goedgekeurd
Voor innovatieprojecten geldt dat een onafhankelijke Raad van Advies de projectvoorstellen beoordeelt en op puntental rangschikt. Uitgangspunt zijn de volgende criteria:
- gerichtheid op de maatschappelijke transitieopgaven (duurzaam ondernemen, duurzame energie, industrie 4.0, gezondheid),
- mate van innovativiteit,
- grensoverschrijdende samenwerking,
- economische impact,
- competenties van de uitvoerders,
- kwaliteit projectplan en
- eventueel een oproepspecifiek criterium.
Voorwaarde is dat uw project op geen van de eerste zes categorieën een score 0 behaald.
Is de 70/30%-verhouding tussen partners een harde eis?
Ja, dit is een harde eis bij aanvraag van het project, maar heeft geen implicaties indien hiervan afgeweken wordt bij afronding van het project.
Mag hetzelfde bedrijf meerdere keren een projectaanvraag indienen?
Ja. Een onderneming (zowel zelfstandig als in groeps-/consortiumverband) kan in maximaal 3 trajecten partner zijn. Verbonden ondernemingen worden hierbij als dezelfde onderneming beschouwd.
Als ik in de vorige call een aanvraag heb ingediend, is het dan de bedoeling dat ik opnieuw alle bijlagen bijvoeg?
Ja. Omdat het hier gaat om een tender-systematiek, wordt de tweede call volledig los gezien van de eerste call. Aanvragers zullen nu indienen onder een nieuw subsidieplafond. Dit betekent dus ook dat zij opnieuw moeten indienen, inclusief alle onderliggende stukken.
Hoe streng wordt er om gegaan met het maximale aantal pagina’s in het projectplan?
Dit is een richtlijn om te voorkomen dat er hele boekwerken worden ingediend. Maar als u alleen voor het onderdeel projectactiviteiten één of twee pagina’s extra nodig hebt, dan is dat geen probleem.
Hoe wordt er omgegaan met de WBSO “Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk” (NL) en “Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” (BE), dienen deze in mindering te worden gebracht?
Met de “WBSO” (NL) en “Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” (BE) hoeft geen rekening te worden gehouden voor deze subsidieregeling. Deze hoeven derhalve niet in mindering gebracht te worden op de subsidiabele projectkosten.
Kan een onderwijsinstelling zoals een universiteit of hogeschool subsidie ontvangen vanuit CrossRoads Vlaanderen-Nederland?
Nee, enkel MKB/KMO ondernemingen kunnen subsidie ontvangen vanuit CrossRoads Vlaanderen-Nederland. Wel kan een onderwijs- of onderzoeksinstelling deelnemen als ‘overige betrokken organisatie’ zoals gedefinieerd in het Crossroads reglement. Ook grote ondernemingen en kennisinstellingen kunnen ‘overige betrokken partners’ zijn.
Het gaat om organisaties die belang hebben bij het innovatieproject, maar die geen aanspraak maken op subsidies. Zulke partijen kunnen vermeld worden in de rubriek "overige betrokken organisaties" van het projectplan/ aanvraag sjabloon. Zij komen niet in het e-loket en ontvangen dus geen EFRO. Zij zijn geen effectieve partner in het project.
‘Overige betrokken organisaties’ kunnen wel optreden als leverancier. Mogelijk zijn de regels rond marktconformiteit wel van toepassing
Wat is het moment van toetsing of een aanvragende onderneming valt onder de MKB/KMO definitie?
Wanneer de subsidieverstrekker vaststelt dat op de datum van de afsluiting van de rekeningen de gegevens (werkzame personen, omzet, balanstotaal) van een onderneming boven de drempels liggen, verliest deze onderneming de status van MKB/KMO. Pas opgerichte ondernemingen die nog geen jaarrekening hebben goedgekeurd, moeten een verklaring afleggen met daarin een in de loop van het boekjaar te goeder trouw gemaakte schatting (in de vorm van een ondernemingsplan). Dit ondernemingsplan moet de hele periode (boekjaren) bestrijken totdat de entiteit omzet zal genereren.
Het ondernemingsplan moet ten minste financiële prognoses betreffende de winst- en verliesrekening, de balans en het verwachte aantal werkzame personen van de onderneming bevatten samen met een beschrijvend gedeelte waarin wordt ingegaan op de kernactiviteit van de onderneming en haar verwachte marktpositie. Het document moet worden gedateerd en getekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van de onderneming.
Voorbeeld 1
Definitieve aanvraag: 30-11-2023. Het opmaken van de rekeningen over 2022 zou normaal al afgerond moeten zijn: er wordt gekeken naar de cijfers van het boekjaar 2022 = Dus akkoord.
Voorbeeld 2
Definitieve aanvraag: 30-04-2024. Afsluiting van de rekeningen over 2023 is mogelijk nog niet afgerond. In dat geval zijn de rekeningen van 2022 het uitgangspunt.
De status van MKB/KMO wordt alleen bij de aanvraag van de subsidie getoetst. Wanneer de status van MKB/KMO na de toekenning van de subsidie wijzigt, heeft dit geen gevolgen voor de toegekende subsidie.
MKB/KMO definitie: Volgens de definitie van de Europese Commissie, heeft een MKB/KMO-onderneming minder dan 250 werknemers en bedraagt de jaaromzet minder dan 50 miljoen euro of het balanstotaal minder dan 43 miljoen euro.
Mag binnen CrossRoads Vlaanderen-Nederland subsidie gestapeld worden op een vroege-fase financiering VFF (wat een lening is)?
Doordat de lening wellicht niet hoeft te worden terugbetaald, wordt de lening vanuit staatssteunregels gezien als een subsidie, als steun. Dit betekent, kijkend naar de tekst in de subsidieregeling CrossRoads Vlaanderen-Nederland:
De eigen bijdrage dient volledig door de begunstigden te worden betaald, er mag geen sprake zijn van aanvullende subsidies naast de bijdrage vanuit CrossRoads Vlaanderen - Nederland (EFRO middelen).
Dat betekent dat de (VVF) lening niet samen gestapeld kan worden met CrossRoads Vlaanderen-Nederland subsidie, omdat de lening dus wordt gezien als subsidie.
Kan een onderaannemer binnen een innovatieproject zijn offerte en factuur splitsen over de verschillende partners?
Ja, dat mag. Het is ook wel zo eerlijk als de kosten van een bepaalde onderaannemer verdeeld worden over de partners. Let dan wel op dat vooraf in het contract duidelijk afspraken worden gemaakt, anders kan achteraf van een auditor het verwijt komen dat er opportunistisch is gefactureerd. Voor de verschillende partners dient de onderaannemer per partner een aparte factuur aan te maken op naam van de betreffende PPL. De boekhouding van elke individuele partner dient hier logischerwijze op aan te sluiten.
Wat is een verbonden onderneming?
Onder een verbonden onderneming wordt verstaan een onderneming die meer >50% van de aandelen/zeggenschap heeft in de aanvragende partij of een onderneming waarvan de aanvragende partij >50% van de aandelen bezit, hetzij direct hetzij via een andere onderneming.
Voorbeelden zijn: moederonderneming, zuster onderneming, dochter onderneming, zusteronderneming
Als een persoon wordt verloond (salaris ontvangt) vanuit een verbonden onderneming, kunnen deze kosten dan worden opgenomen in de begroting als loonkosten? Of geldt dit alleen voor mensen op de loonlijst van de partner zelf?
Personeelsleden van verbonden ondernemingen kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Onder een verbonden onderneming wordt verstaan een onderneming die meer >50% van de aandelen/zeggenschap heeft in de aanvragende partij of een onderneming waarvan de aanvragende partij >50% van de aandelen bezit. Voorwaarde is dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid (denk aan statuten of een aandeelhoudersregister). De partner dient deze bewijsstukken aan te leveren via het e-loket, met het verzoek om de verbondenheid te erkennen.
Mogen twee verbonden ondernemingen subsidie ontvangen vanuit CrossRoads Vlaanderen-Nederland voor eenzelfde innovatieproject? Met verbonden onderneming wordt bijvoorbeeld een gemeenschappelijke moederholding of een gemeenschappelijke aandeelhouder bedoeld.
Neen
Hoe worden de personele kosten berekend?
U wordt vergoed via een vast uurtarief dat jaarlijks geïndexeerd wordt.
Voor 2023:
- BE 56,45 EUR
- NL 62,33 EUR
Max. 11u per dag in BE, 12u in NL
1720 uur per jaar (pro rata met arbeidsregime : dus 0.5VTE = 1720uur*0.5=860 uur) over alle EU projecten
Wordt in NL een ZZP’er beschouwd als personeel?
Neen, deze personen worden extern ingehuurd. Zij vallen niet onder de voorwaarden waaraan personeelskosten moeten voldoen: geen arbeidscontract (ook niet via verbonden ondernemingen), geen mede-eigenaar.
In Vlaanderen zou bijvoorbeeld een bestuurder die extern wordt ingehuurd ook niet onder personeelskosten vallen. De kosten vergoeden via personeelskosten kan wel bij een meewerkende vennoot die als zelfstandige betaald wordt.
Dien ik rekening te houden met marktconformiteit?
Wanneer u externe kosten voorziet in uw kostenplan, dient er aandacht te zijn voor marktconformiteit, bij het gebruik van de 40% forfait voor overige kosten heeft de marktconformiteit geen voorwerp.
Marktconformiteit van een aankoop betekent dat de gehanteerde prijzen en tarieven passend (= marktconform) zijn bij een gelijke of voldoende gelijke opdracht van vergelijkbare omvang. De prijs die je betaalt voor de werken, leveringen en diensten moet in lijn liggen met de gangbare marktprijzen.
De regels rond marktconformiteit worden bepaald op programmaniveau (Programmareglement Interreg Vlaanderen-Nederland).
Je toont marktconformiteit aan voor opdrachten boven de 50.000 EUR (excl. BTW; gedeclareerd bedrag).
Er moeten dan meerdere offertes (minimaal drie) dienen te worden opgevraagd en te worden vergeleken. Vanzelfsprekend moet het gaan om offertes van relevante aanbieders en moet je dezelfde vraag uitzetten. Zorg daarbij voor een goed auditspoor om beoordeling van je dossier vlot te laten verlopen. U moet kunnen motiveren waarom er voor een bepaalde leverancier gekozen wordt op basis van de ontvangen offertes. Het afwegingskader moet worden opgeladen in het e-loket. De offertes worden bijgehouden in de administratie maar kunnen opgevraagd worden.
Let op: meerdere facturen bij eenzelfde leverancier worden als één geheel beschouwd bij het bepalen van het bedrag per leverancier. Contacteer uw projectverantwoordelijke voor advies en begeleiding voor u een engagement aangaat.
Hoe weet ik of ik publiek of privaat ben?
Vanaf de fase Aanvraag kun je je status bepalen. Je vult hiervoor de toets Publiek-Privaat in het e-loket. Na het doorlopen van de vragen zal je als uitkomst publiek of privaat hebben. Interreg moet deze status valideren. Tot op het moment van validatie beschouwt het programma je organisatie standaard als ‘publiek’.
In principe is de kans klein dat je als kmo/mkb als publieke partij wordt aanzien. Bovendien is er geen risico wanneer er gebruik gemaakt wordt van de 40% forfait bovenop de personeelskosten voor overige kosten regeling.
Echter zou het wel kunnen als
- uw onderneming hoofdzakelijk gefinancierd wordt door overheden (subsidies),
- er toezicht is vanuit de overheid op uw onderneming
- het bestuurs-,beslissings- of leidinggevend orgaan, van uw bedrijf bestaat voor meer dan de helft uit leden die vanuit publieke entiteiten zijn aangewezen.
Bij twijfel contacteer uw projectverantwoordelijke. Een verkeerde inschatting kan immer grote gevolgen hebben (wanneer er reële externe kosten worden opgevoerd)
Valt subsidie uit CrossRoads Vlaanderen-Nederland onder de de-minimis Verordening?
Nee, subsidie uit CrossRoads Vlaanderen-Nederland valt onder de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Binnen CrossRoads Vlaanderen-Nederland worden geen innovatietrajecten ingekoppeld op basis van de-minimis Verordening. Subsidie vanuit CrossRoads Vlaanderen Nederland hoeft dus niet te worden meegerekend in de-minimis verklaring.
Mag ik voor mijn project ook meerdere subsidies ontvangen?
Nee, dat mag niet. Naast de subsidie van CrossRoads Vlaanderen-Nederland mag u geen andere subsidies ontvangen voor het project.
Stel: een Belgische onderneming wil een product ontwikkelen samen met een Nederlandse partij, maar de Nederlandse partij is ook aandeelhouder van deze Belgische onderneming. Mogen zij samen een project indienen binnen CrossRoads Vlaanderen-Nederland en is er een maximum gesteld m.b.t. het % aandelen?
Ja, mits beide partijen ondernemingen zijn die niet met elkaar verbonden zijn. Echter zullen deze aanvragen mogelijk lager scoren op basis van grensoverschrijdende samenwerking.
Toelichting:
In het SPF reglement onder 1a is opgenomen:
Het innovatieproject wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband van partijen, waarin minimaal:
- In de uitvoering van het project is er minstens aan beide zijden van de Vlaams-Nederlandse grens één partner betrokken uit het werkingsgebied van de bedrijfsregeling;
Hiermee wordt bedoeld: minimaal twee niet aan elkaar verbonden ondernemingen uit enerzijds de Nederlandse provincies Limburg, Noord-Brabant, Zeeland en Zuid-Holland en anderzijds de vijf Vlaamse provincies aan Belgische zijde
Mag ik activiteiten waarover al de-minimis steun is ontvangen, inbrengen in mijn CrossRoads Vlaanderen-Nederland project?
Nee, je mag niet stapelen. Het is óf geoorloofde staatssteun onder de AGVV voor bepaalde activiteiten óf de steun valt onder de-minimis voor de activiteiten. Voor dezelfde activiteiten mag de steun niet gecombineerd worden tussen de AGVV en de de-minimis.
De betreffende projectactiviteiten mogen wel beschreven worden in het projectplan om de context van het verhaal te duiden. Echter, dient de aanvrager hier duidelijk bij te vermelden dat over de betreffende projectactiviteiten geen subsidie wordt aangevraagd.
Ik voorzie aankopen in mijn project maar die kosten dek ik af met een forfait. Moet ik dan nog extra onderbouwing aanleveren?
Wanneer je externe kosten worden afgedekt door een forfait (vb. het 40% forfait voor overige kosten) moet je aan Interreg geen extra bewijs of onderbouwing bezorgen voor jouw aankopen. Je volgt uiteraard de geldende Europese of nationale regelgeving of de regels van jouw organisatie. Er wordt wel aangeraden op de externe kosten via kostenplaats/analytische code toe te wijzen aan het project.
Moeten alle projectdeelnemers bij het opstellen van de begroting kiezen voor dezelfde kostenplan optie?
Nee, dit is niet verplicht. Het gebruik van de kostenoptie personeelskosten + 40% forfait is wel zeer sterk aan te raden. Het is een bewezen concept dat de administratieve lasten en het risico op fouten stevig naar beneden haalt.
PROJECTBEHEER
Welke verplichtingen zijn er op het gebied van promotie en publiciteit?
Voor de concrete bouwstenen i.k.v. promotie en PR, verwijzen we naar de leidraad promotie.
- Gebruik van het programmalogo (zie bijlage 1 van het Programmareglement): bij elke communicatieactie moet het programmalogo op een prominente plaats worden gebruikt. Indien behalve het verplichte programmalogo nog andere logo’s worden afgebeeld (bv. van de projectpartner(s)) moet het embleem van de Europese Unie (de ‘vlag’) steeds ten minste even groot zijn, gemeten in de hoogte of de breedte, als het grootste van de andere logo’s. Met het oog op het voldoen aan deze verplichting is het toegestaan dit embleem eventueel bijkomend op te nemen, bovenop het embleem dat reeds in het programmalogo is opgenomen.
- Website en sociale media: elke partner moet gedurende de projectperiode op de officiële website van de partner of op haar sociale mediasites (voor zover deze bestaan) een korte beschrijving (in verhouding tot de omvang van de steun) van het project, inclusief het doel en de resultaten opnemen. Hierbij wordt de nadruk gelegd op de financiële steun door de Europese Unie.
- Verklaring steun vanuit EFRO: elke partner moet op alle documenten en al het communicatiemateriaal op een zichtbare plaats een verklaring opnemen waarin de steun vanuit het EFRO-fonds wordt benadrukt. Dit geldt voor alle documenten die door het project voor het publiek of voor deelnemers worden gebruikt bij de uitvoering van en/of communicatie over het project.
- A3-affiche: Elke partner moet minstens 1 affiche of elektronisch beeldscherm in A3-formaat (of groter) voorzien op een voor het publiek duidelijk zichtbare plaats. Hierop wordt informatie over het project gegeven en de steun vanuit het EFRO-fonds benadrukt.
Hoe kan ik kosten declareren?
Alle declaraties voor uw CrossRoads Vlaanderen-Nederland-project dienen te worden gedaan via het e-loket. (In het document ‘Instructie e-loket – Proces van declareren‘, dat u krijgt opgestuurd door de projectverantwoordelijke zodra u een subsidiebeschikking hebt ontvangen, staat het volledige declaratieproces nader beschreven en uitgelegd.
Kunnen facturen van verbonden ondernemingen worden gedeclareerd?
Nee, facturen dienen op naam te staan van de begunstigde partij, dus niet op naam van een verbonden onderneming. Wel is het mogelijk dat de verbonden onderneming de facturen doorfactureert en doorbelast aan de begunstigde partij. Dit brengt echter extra administratieve lasten met zich mee, dus wordt geadviseerd de facturen op naam te laten stellen van de begunstigde partij. Wanneer de totale gedeclareerde som boven de 50.000 EUR uitkomt, dient u bovendien ook marktconformiteit aan te tonen.
Kunnen kosten voor overhead worden gedeclareerd?
Door het gebruik van vereenvoudigde kostenopties kan een partij een begroting opstellen op basis van twee verschillende opties.
Ofwel zit deze vervat in de kostenoptie: Loonkosten + 40% forfaitaire opslag voor overige kosten. De overhead zit bij deze 40% forfait inbegrepen en kan niet apart worden gedeclareerd.
Wanneer u geen gebruik maakt van de 40% forfait, kan u overhead aanduiden als 15% op de goedgekeurde personeelskosten
Kan ik mijn begroting wijzigen?
Ja, dit is een optie. Hiervoor dient een herziene begroting te worden aangeleverd bij de projectverantwoordelijke, met een onderbouwing en uitsplitsing per kostensoort. Het totale budget dient echter gelijk te blijven aan het oorspronkelijke totaalbedrag. Indien dit akkoord wordt bevonden, zal de samenwerkingsovereenkomst worden gewijzigd en dient deze opnieuw ondertekend te worden door de projectpartners. Vervolgens wordt de begroting in het e-loket aangepast en ter goedkeuring voorgelegd aan Interreg. Na akkoord van Interreg is de budgetwijziging definitief.
Kan er worden geschoven in de begroting tussen kostensoorten?
Ja, dit kan tot op zekere hoogte. Wanneer u gebruik maakt van het stelsel ‘daadwerkelijke kosten’ waar zowel personeels- als externe kosten zijn: Een overschrijding van 20% per kostensoort wordt toegestaan. Hierbij kan het totale begrote bedrag per partner echter niet worden overschreden. Een overschrijding op de ene kostensoort, gaat dus ten koste van het begrote budget op de andere kostensoort.
Voorbeeld: een partner heeft € 100.000 begroot aan Externe kosten € 30.000 personeelskosten. Als er onvoorzien meer kosten aan Externe expertise en diensten worden gerealiseerd, is de maximale overschrijding € 20.000 (20% van € 100.000). Deze overschrijding gaat echter wel ten koste van het budget op personeelskosten waar dan nog maar € 10.000 van overblijft. De aftopping gebeurt automatisch, waardoor een op totaalniveau nooit meer kosten goedgekeurd kunnen worden dan begroot.
Binnen de rubriek personeelskosten of externe kosten kunnen wel na afstemming met de projectverantwoordelijke , lijnen worden aangepast in de begroting. Mogelijk moet u wel de link met het project aantonen.
Tijdens het de uitvoering van het project, besef ik dat het stelsel van een kostenplan met personeelskosten en een 40% forfait toch wel voordeliger zou zijn dan het stelsel dat ik momenteel gebruik bv. daadwerkelijke kosten (personeelskosten via vut of 20% forfait en externe kosten). Kan ik dit nog wijzigen?
Van zodra er al één kost is gedeclareerd, kan u niet meer wijzigen. Dit geldt ook in de omgekeerde richting, wanneer u hebt gekozen voor de personeelskosten en 40% forfait, is het niet meer mogelijk om dit te wijzigen.
Mogelijk dient het wijzigen van uw stelsel: gebruik maken van 40% forfait of daadwerkelijke externe kosten , voorgelegd te worden aan de Raad Van Advies.
Krijg ik een voorschot op de subsidie?
Het programma Interreg Vlaanderen-Nederland biedt voor haar programmaperiode VI de mogelijkheid tot voorfinanciering aan. Partners die EFRO subsidie vragen, kunnen een deel van de toegekende subsidie via voorfinanciering ontvangen, als een voorschot op de totale EFRO-subsidie.
Elke begunstigde kan maximaal 50% van haar EFRO budget in voorfinanciering ontvangen.
Het programma voorziet voorfinanciering als een gunst, geen recht. De toekenning van voorfinanciering is steeds afhankelijk van de aanwezigheid van voldoende fondsen bij het programma. Het programma kan een aanvraag in ieder geval steeds weigeren.
De begunstigde verbindt zich ertoe om de voorfinanciering enkel aan te wenden voor projectgerelateerde uitgaven, in afwachting van het ontvangen van EFRO. De PV kan hiertoe om (periodieke) rapportage vragen om de besteding van de ontvangen voorfinanciering te verantwoorden.
Hoe kan er voorfinanciering aangevraagd worden?
Via het e-loket kan er een aanvraag tot voorfinanciering ingediend worden. De projectverantwoordelijke (iemand van secretariaat Interreg) moet deze aanvraag valideren vooraleer ze formeel in het programma is ingediend.
De aanvraag tot voorfinanciering wordt ingediend ten laatste voor de eerste aanvaarding van kosten van de betrokken begunstigde in het e-loket (aanvaarding door Interreg).
Hoe wordt het voorschot verrekend?
De uitbetaalde voorfinanciering is een voorschot op de uit te betalen EFRO. Het programma verrekent de betaalde voorfinanciering op de uit te betalen EFRO voor de begunstigde. Dit betekent dat een bedrag in mindering wordt gebracht van de totale EFRO-uitbetaling.
Het programma houdt per bedrag aan uit te betalen EFRO voor de begunstigde met voorfinanciering 70% in ter verrekening, tot de voorfinanciering volledig verrekend is.
Indien het programma vaststelt dat de begunstigde die voorfinanciering ontving onvoldoende of te traag declareert om verrekening mogelijk te maken, kan zij de betaalde voorfinanciering ook geheel of gedeeltelijk bij de projectverantwoordelijke terugvorderen of verrekenen met de EFRO-betalingen ten aanzien van het gehele project.
Zijn voorschotfacturen subsidiabel?
Nee, voorschotfacturen an sich zijn niet subsidiabel.
Enkel daadwerkelijk gemaakte en betaalde uitgaven zijn subsidiabel. Daadwerkelijk gemaakte uitgaven = uitgaven waarvoor de prestatie werd geleverd.
Na ontvangst en betaling van de eindfactuur/slotfactuur/eindafrekening kunnen alle aan de prestatie gerelateerde kosten gedeclareerd worden in het e-loket. Bij declaratie van die kosten worden de referenties van de eindfactuur/slotfactuur/eindafrekening opgegeven en alle facturen (voorschotfacturen + eindfactuur/slotfactuur/eindafrekening die over dezelfde levering/dienst gaan) opgeladen.